Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử chuẩn quy định 2026 cho hộ kinh doanh

Từ năm 2026, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và kết nối, truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế, các hộ dưới ngưỡng này chưa bắt buộc nhưng được khuyến khích áp dụng. Vì vậy, hộ kinh doanh cần hiểu đúng cách xuất hóa đơn điện tử chuẩn quy định để tránh các sai sót có thể dẫn đến xử phạt hành chính.

Nội dung chính của bài viết:

• Hóa đơn điện tử phải có đầy đủ thông tin bắt buộc theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), gồm thông tin hóa đơn, bên bán, bên mua, hàng hóa dịch vụ và dữ liệu xác thực như chữ ký số, mã cơ quan thuế.

• Quy trình xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh thường gồm 4 bước: Chọn đơn hàng cần xuất hóa đơn - nhập thông tin bên bán và bên mua - kiểm tra thông tin hàng hóa dịch vụ - xuất hóa đơn và ký số để hoàn tất.

• Khi lập hóa đơn điện tử cần lưu ý thời điểm lập hóa đơn đúng quy định, thời hạn gửi dữ liệu cho cơ quan thuế, mức phạt nếu lập sai hoặc không lập hóa đơn và yêu cầu lưu trữ hóa đơn tối thiểu 10 năm.

1. Các thông tin bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi điểm đ, a khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các thông tin bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử bao gồm:

• Thông tin chung: Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, thời điểm lập hóa đơn, số tiền (bằng chữ viết và chữ số), đơn vị tiền tệ.

• Thông tin bên bán: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế (MST).

• Thông tin bên mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (MST) hoặc số định danh cá nhân/số hộ chiếu.

• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán.

• Thông tin xác thực hóa đơn điện tử: Chữ ký số của người bán, chữ ký số của người mua (nếu có thỏa thuận yêu cầu giữa hai bên), thời điểm ký số, mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử có mã).

• Thông tin khác (nếu có): Chiết khấu thương mại, khuyến mại, lệ phí và các khoản điều chỉnh liên quan đến giá trị thanh toán.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc có chữ ký số nhưng cần liên kết với cơ quan thuế để đảm bảo cơ quan thuế và người mua có thể truy xuất thông tin.

Mẫu hóa đơn điện tử GTGT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Nguồn: Phụ lục III kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

2. Cách xuất hóa đơn điện tử chuẩn quy định cho hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh có thể xuất hóa đơn điện tử nhanh chóng, chuẩn quy định thông qua các đơn vị cung cấp dịch vụ được Tổng cục Thuế công nhận như VNPAY. Sau đây là hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử đơn giản trên phần mềm quản lý bán hàng của VNPAY mà hộ kinh doanh có thể tham khảo:

Bước 1: Chọn đơn hàng cần xuất hóa đơn điện tử

Để chọn đơn hàng cần xuất hóa đơn điện tử, người bán thực hiện các thao tác sau đây:

• Đăng nhập phần mềm → Nhấn vào mục “Danh sách đơn hàng”.

• Chọn đơn hàng vừa khởi tạo hoặc đơn hàng bất kỳ cần xuất hóa đơn điện tử.

• Tại giao diện đơn hàng, chọn ký hiệu “⁝” trên góc phải màn hình → Chọn “Xuất hóa đơn”.

Bước 2: Nhập thông tin bên bán và bên mua

Người bán cần cung cấp thông tin bên bán và bên mua, cụ thể:

• Thông tin bên bán: Phần mềm tự động cập nhật thông tin bên bán, bao gồm tên, mã số thuế, số điện thoại, địa chỉ, số fax, số tài khoản ngân hàng.

• Thông tin bên mua: Nhập thủ công các thông tin bên mua như tên, mã số thuế, địa chỉ, hình thức thanh toán, số tài khoản ngân hàng.

Lưu ý:

• Người mua là đơn vị hưởng ngân sách Nhà nước: Nhập Mã số định danh của cơ quan, tổ chức, đơn vị có quan hệ với ngân sách Nhà nước.

• Người mua là Cá nhân không có mã số thuế: Nhập số Căn cước công dân (CCCD)/Thẻ Căn cước hoặc Số hộ chiếu (đối với khách nước ngoài).

Bước 3: Nhập thông tin hàng hóa, dịch vụ

Phần mềm quản lý bán hàng của VNPAY tự động hiển thị dữ liệu đơn hàng khớp với hóa đơn. Một số thông tin thường hiển thị là:

• Số thứ tự (STT), tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng.

• Đơn giá, thành tiền.

• Thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán (bằng số/bằng chữ).

Bước 4: Xuất hóa đơn điện tử

Sau khi kiểm tra thông tin, người bán nhấn nút “Xuất hóa đơn” và ký số (nếu cần) để hoàn tất. Màn hình hiển thị thông báo xuất thành công và gửi cho người mua theo thông tin đã điền.

Hộ kinh doanh có thể xem thêm video hướng dẫn chi tiết các bước từ VNPAY sau đây để thực hiện chính xác:

→ Chèn video:https://drive.google.com/file/d/1j69R_SoWIJI_2kizP2SRHB75ce0QdSYa/view

3. Top 4 lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Khi xuất hóa đơn điện tử, người dùng cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo tuân thủ quy định và tránh sai sót:

• Thời điểm lập hóa đơn: Hóa đơn điện tử phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua hoặc hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Việc lập hóa đơn đúng thời điểm giúp đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn và tránh các vi phạm về thuế.

• Thời hạn gửi cơ quan thuế: Sau khi lập và ký số hóa đơn điện tử, người lập hóa đơn phải chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế đúng thời hạn quy định đối với mỗi loại hóa đơn:

• Hóa đơn điện tử có mã: Gửi ngay sau khi lập hóa đơn (trong ngày).

• Hóa đơn điện tử không có mã: Chậm nhất là 01 ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn.

• Bảng tổng hợp: Chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế Giá trị gia tăng (GTGT).

• Mức phạt khi lập hóa đơn sai quy định: Theo Điểm a, Khoản 4 và Điểm b, Khoản 1, Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, ở một số vi phạm, mức phạt của hộ kinh doanh thường bằng 1/2 mức phạt của doanh nghiệp. Theo đó, hành vi lập hóa đơn sai thời điểm hoặc không lập hóa đơn có thể bị phạt từ 250.000 đồng tùy theo số lượng hóa đơn vi phạm (Nghị định 310/2025/NĐ-CP).

• Lưu trữ hóa đơn sau khi xuất: Hóa đơn điện tử sau khi lập và truyền cho cơ quan thuế phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm, đồng thời đảm bảo dữ liệu luôn sẵn sàng để tra cứu, sao lưu và truy xuất khi kiểm tra.

>> Tìm hiểu thêm: Có bắt buộc lưu trữ hóa đơn không?

Hộ kinh doanh cần chú ý các quy định về thời điểm lập, thời hạn gửi cơ quan thuế, lưu trữ và mức phạt để thực hiện đúng pháp luật 

4. Câu hỏi thường gặp

4.1. Mẫu hóa đơn điện tử theo thông tư mới nhất là mẫu nào?

Hiện nay, hộ kinh doanh khi sử dụng hóa đơn điện tử thường áp dụng một trong hai loại phổ biến là hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng, tùy theo phương pháp tính thuế. Theo Phụ lục III ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các mẫu hóa đơn điện tử tương ứng gồm:

• Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng: Mẫu 01/GTGT.

• Hóa đơn điện tử bán hàng: Mẫu 02/BH.

4.2. Xuất hóa đơn điện tử có mất phí không?

Xuất hóa đơn điện tử có thể mất phí tùy vào dịch vụ và gói sử dụng như phí sử dụng phần mềm, phí chữ ký số, phí truyền nhận dữ liệu, phí lưu trữ tùy nhà cung cấp.

4.3. Xử lý hóa đơn điện tử sai sót như thế nào?

Khi phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử đã lập, hộ kinh doanh không được xóa hoặc sửa trực tiếp mà phải xử lý theo quy định:

• Sai tên, địa chỉ: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, không phải lập lại hóa đơn.

• Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất: Bắt buộc cần chọn giữa làm đơn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử.

Bộ Giải pháp Nộp thuế số VNPAY hỗ trợ hộ kinh doanh quản lý bán hàng, xuất hóa đơn và lưu trữ đồng bộ tiện lợi trên một nền tảng

Như vậy, để đảm bảo tiêu chuẩn pháp lý và hạn chế các sai sót không đáng có, hộ kinh doanh cần thực hiện đúng cách xuất hóa đơn điện tử chuẩn quy định, đồng thời đảm bảo dữ liệu hóa đơn được ghi nhận đầy đủ.

Để được hướng dẫn chi tiết hơn và tiếp cận giải pháp hỗ trợ lập - xuất - lưu trữ hóa đơn điện tử đồng bộ, hộ kinh doanh có thể liên hệ VNPAY để được tư vấn giải pháp phù hợp với nhu cầu sử dụng thông qua các kênh sau đây:

• Hotline: *3388

• Email: hotro@vnpay.vn

• Đăng ký tư vấn: Tại đây

*Thông tin mang tính tham khảo, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp nên tra cứu các văn bản pháp luật mới nhất hoặc liên hệ cơ quan thuế để áp dụng đúng quy định.