Có bắt buộc lưu trữ hóa đơn không? Các cách lưu trữ phổ biến

Từ ngày 01/01/2026, khi hộ kinh doanh chuyển từ thuế khoán sang phương pháp kê khai theo Nghị quyết 198/2025/QH15, hóa đơn trở thành căn cứ quan trọng để ghi nhận doanh thu và quyết toán thuế. Vì vậy, việc có bắt buộc lưu trữ hóa đơn hay không và lưu trữ như thế nào cho đúng quy định là vấn đề được nhiều hộ kinh doanh quan tâm. 

Nội dung chính của bài viết:

• Hộ kinh doanh bắt buộc phải lưu trữ hóa đơn theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Luật Kế toán 2015, nhằm làm căn cứ ghi nhận doanh thu, kê khai và giải trình nghĩa vụ thuế khi cơ quan thuế kiểm tra.
• Thời gian lưu trữ hóa đơn tối thiểu là 10 năm, tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm phát sinh hóa đơn; quy định này áp dụng cho cả hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy.
• Hóa đơn có thể được lưu trữ bằng nhiều hình thức khác nhau, phổ biến nhất là trên phần mềm hóa đơn điện tử hoặc hệ thống lưu trữ số (Cloud/Drive), miễn đảm bảo tính toàn vẹn, an toàn dữ liệu và khả năng tra cứu khi cần.

1. Tại sao hộ kinh doanh bắt buộc phải lưu trữ hóa đơn từ năm 2026?

Việc lưu trữ hóa đơn vốn đã là nghĩa vụ bắt buộc theo quy định về hóa đơn và kế toán, không phải chỉ phát sinh từ năm 2026. Tuy nhiên, khi hộ kinh doanh chuyển sang phương pháp kê khai, hóa đơn trở thành căn cứ quan trọng để xác định doanh thu và nghĩa vụ thuế.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức và cá nhân kinh doanh phải lưu trữ toàn bộ hóa đơn phát sinh trong quá trình mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đồng thời, Luật Kế toán 2015 cũng yêu cầu các chứng từ kế toán, bao gồm hóa đơn, phải được lưu trữ để phục vụ việc kiểm tra và đối chiếu khi cần thiết.

Việc lưu trữ hóa đơn đầy đủ giúp cơ quan thuế xác định doanh thu và kiểm tra dữ liệu kê khai, đồng thời giúp hộ kinh doanh cung cấp thông tin khi phát sinh thanh tra hoặc kiểm tra thuế.

Việc áp dụng thuế kê khai từ năm 2026 khiến lưu trữ hóa đơn trở thành nghĩa vụ bắt buộc của hộ kinh doanh

2. Hộ kinh doanh cần lưu trữ hóa đơn bao lâu?

Theo Điều 41 Luật Kế toán 2015, hóa đơn và các chứng từ kế toán liên quan phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm, tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm mà hóa đơn phát sinh. Quy định này áp dụng đối với cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử, trong đó hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử theo quy định về kế toán và giao dịch điện tử.

Trong thời gian lưu trữ, hóa đơn phải được bảo quản đầy đủ, đảm bảo tính toàn vẹn, an toàn và khả năng tra cứu khi cơ quan thuế thực hiện kiểm tra, thanh tra hoặc đối chiếu dữ liệu.

3. Quy định lưu trữ hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, tổ chức và cá nhân kinh doanh phải lưu trữ hóa đơn theo quy định của pháp luật về kế toán. Việc lưu trữ hóa đơn được thực hiện theo hình thức phù hợp với từng loại hóa đơn, bao gồm hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ trách nhiệm lưu trữ hóa đơn, đồng thời cho phép hộ kinh doanh lựa chọn phương thức lưu trữ phù hợp, miễn đảm bảo tính toàn vẹn, khả năng truy xuất và giá trị pháp lý của hóa đơn. Để tuân thủ đúng quy định, cần hiểu rõ các hình thức lưu trữ hóa đơn phổ biến và an toàn, sẽ được trình bày ở phần tiếp theo.

Pháp luật quy định hộ kinh doanh phải lưu trữ hóa đơn tối thiểu 10 năm

4. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy phổ biến

Trên thực tế, nhiều hộ kinh doanh hiện nay chủ yếu sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới. Tuy nhiên, trong quá trình lưu trữ dữ liệu kế toán, một số đơn vị vẫn cần quản lý hóa đơn giấy phát sinh trước thời điểm áp dụng hóa đơn điện tử hoặc các chứng từ giấy liên quan.

4.1. Cách lưu trữ hóa đơn giấy

Hóa đơn giấy được lưu trữ dưới dạng vật lý, thường sắp xếp trong hồ sơ, tủ tài liệu hoặc kho lưu trữ. Hình thức này đòi hỏi không gian bảo quản và phát sinh chi phí quản lý hồ sơ. Nếu bảo quản không đúng cách, hóa đơn có thể bị hư hỏng hoặc thất lạc do ẩm mốc, mối mọt, cháy nổ hoặc thiên tai. Ngoài ra, việc tra cứu để đối chiếu hoặc giải trình với cơ quan thuế cũng thường mất nhiều thời gian hơn so với hóa đơn điện tử.

Hóa đơn giấy được lưu trữ dưới dạng vật lý và cần được bảo quản cẩn thận để tránh hư hỏng (Nguồn: Internet)

4.2. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh được quyền lựa chọn hình thức lưu trữ hóa đơn điện tử, miễn là đáp ứng yêu cầu về tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn dữ liệu và khả năng tra cứu khi cần thiết. Dưới đây là 5 cách lưu trữ hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay:

Lưu trữ trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử

Đây là phương thức phổ biến nhất hiện tại do dữ liệu hóa đơn được lưu trữ trực tiếp trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và đồng bộ với cơ quan thuế. Sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử giúp đảm bảo tính toàn vẹn của file XML, hỗ trợ tra cứu và tải hóa đơn hàng loạt chỉ với vài thao tác.

Sao lưu dữ liệu trên các nền tảng số

Hóa đơn được phân loại vào các thư mục theo tháng/quý hoặc theo tên nhà cung cấp trên Google Drive, OneDrive hoặc ổ cứng máy tính. Lưu ý phải lưu đồng thời cả file XML (bản gốc pháp lý) và file PDF (bản hiển thị).

Lưu ý:

• Mỗi hóa đơn điện tử cần lưu tối thiểu 2 bản, bao gồm file XML (bản gốc có giá trị pháp lý) và bản PDF để thuận tiện cho việc tra cứu.
• Hóa đơn điện tử phải đảm bảo khả năng in ra giấy khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
• Cần xây dựng phương án sao lưu dữ liệu dự phòng, tránh rủi ro mất dữ liệu do lỗi hệ thống, thiết bị hoặc sự cố ngoài ý muốn.

Hóa đơn điện tử nên được lưu trữ bằng các phương thức số hóa nhằm đảm bảo tính pháp lý

5. 4 câu hỏi thường gặp về lưu trữ hóa đơn từ năm 2026

5.1. Mất hóa đơn trong thời gian lưu trữ bị phạt bao nhiêu? 

Theo Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi không tuân thủ thời hạn lưu trữ hoặc làm mất, cháy, hỏng hóa đơn trong quá trình sử dụng hay lưu trữ có thể bị xử phạt hành chính với mức phạt từ 3.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm.

5.2. Có cần in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ không?

Pháp luật hiện hành không yêu cầu hộ kinh doanh phải in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử phải đảm bảo khả năng truy xuất, tra cứu và in ra khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

5.3. Hộ kinh doanh nhỏ có được miễn lưu trữ không?

Theo quy định hiện hành của pháp luật về kế toán và hóa đơn, mọi tổ chức và cá nhân kinh doanh có sử dụng hóa đơn đều phải thực hiện lưu trữ hóa đơn theo thời hạn quy định, không phân biệt quy mô kinh doanh lớn hay nhỏ.

5.4. Mất file XML của hóa đơn nhưng còn bản PDF có được không?

Trong hóa đơn điện tử, file XML là dữ liệu gốc có giá trị pháp lý, chứa toàn bộ thông tin hóa đơn và chữ ký số của người bán. File PDF thường được sử dụng để hỗ trợ đọc và tra cứu thông tin thuận tiện hơn.

Vì vậy, nếu chỉ còn file PDF mà mất file XML, dữ liệu lưu trữ hóa đơn chưa đầy đủ theo quy định. Trong trường hợp này, hộ kinh doanh có thể tải lại hóa đơn từ Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế (https://hoadondientu.gdt.gov.vn) hoặc liên hệ với bên bán để được cung cấp lại file XML gốc.

VNPAY cung cấp trọn bộ giải pháp về thanh toán số & Nộp Thuế số, đáp ứng chuẩn quy định của Nhà nước

Câu hỏi có bắt buộc lưu trữ hóa đơn không đã có câu trả lời rõ ràng là có, và đây là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với hộ kinh doanh, đặc biệt trong bối cảnh từ năm 2026 áp dụng thuế kê khai đồng bộ. Việc nắm đúng thời hạn lưu trữ, hiểu rõ quy định pháp luật và lựa chọn cách lưu trữ hóa đơn phù hợp sẽ giúp người nộp thuế chủ động kiểm soát rủi ro, tránh sai sót và xử phạt không đáng có. 

Nếu hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp cần tư vấn chi tiết hơn về lưu trữ hóa đơn, giải pháp hóa đơn điện tử hoặc hỗ trợ tuân thủ đúng quy định thuế mới, liên hệ VNPAY để được hỗ trợ kịp thời và chính xác.

• Hotline: *3388 

• Email: hotro@vnpay.vn

• Đăng ký tư vấn: Tại đây

*Thông tin mang tính tham khảo, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp nên tra cứu các văn bản pháp luật mới nhất hoặc liên hệ cơ quan thuế để áp dụng đúng quy định.