Hộ kinh doanh chưa dùng hóa đơn điện tử có bị phạt không?

Theo quy định tại Nghị định 310/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 16/01/2026), hộ kinh doanh không lập hóa đơn điện tử có thể đối mặt với mức xử phạt từ 500.000 đồng đến 40.000.000 đồng. Tuy nhiên, không phải hộ kinh doanh nào cũng áp dụng giống nhau, và mức phạt còn phụ thuộc vào số lượng hóa đơn, loại hình hàng hóa cũng như tính chất hành vi vi phạm. 

Nội dung chính của bài viết:

• Hộ kinh doanh vi phạm quy định về hóa đơn điện tử có thể bị xử phạt hành chính với mức phạt phụ thuộc vào số lượng hóa đơn vi phạm và tính chất hành vi. Ngoài tiền phạt, người vi phạm còn phải lập bổ sung hóa đơn theo đúng quy định khi có yêu cầu từ người mua.

• Nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử được phân loại theo doanh thu, trong đó hộ kinh doanh từ 01 tỷ đồng/năm trở lên thuộc diện bắt buộc áp dụng. Các hộ chưa bắt buộc vẫn có thể đăng ký sử dụng hoặc đề nghị cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

• Để đăng ký hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần có chữ ký số, thiết bị kết nối internet và phần mềm phù hợp, đồng thời thực hiện khai báo thông tin theo quy trình điện tử.

1. Quy định xử phạt vi phạm hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 68/2026/NĐ-CP, các hộ kinh doanh có doanh thu tính thuế giá trị gia tăng hàng năm từ 01 tỷ đồng trở lên bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc khởi tạo từ máy tính tiền. 

Các hành vi vi phạm về hóa đơn phát sinh từ ngày 16/01/2026 sẽ bị xử phạt theo các quy định sửa đổi tại Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Mức phạt tiền áp dụng cho hộ kinh doanh được tính bằng 1/2 mức phạt của tổ chức (tương đương mức phạt đối với cá nhân).

Mức xử phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm không phân biệt loại hàng hóa thông thường hay đặc thù mà căn cứ vào số lượng hóa đơn vi phạm. Cụ thể, mức phạt áp dụng cho hộ kinh doanh (đã tính bằng 1/2 mức tổ chức) như sau:

• Vi phạm 01 số hóa đơn: Phạt tiền từ 250.000 đồng đến 750.000 đồng (riêng hóa đơn cho hàng khuyến mại, tiêu dùng nội bộ chỉ bị phạt cảnh cáo).

• Vi phạm từ 100 số hóa đơn trở lên: Phạt tiền từ 25.000.000 đồng đến 35.000.000 đồng. Các khung phạt trung gian được áp dụng lũy tiến dựa trên số lượng hóa đơn vi phạm (từ 2 - 10 số, 10 - 20 số, 20 - 50 số, 50 - 100 số). 

Đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, mức phạt cho hộ kinh doanh cũng được xác định dựa trên số lượng hóa đơn không lập:

• Vi phạm 01 số hóa đơn: Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng. Nếu là hóa đơn hàng khuyến mại, tiêu dùng nội bộ thì phạt cảnh cáo.

• Vi phạm từ 50 số hóa đơn trở lên: Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng. Quy định pháp luật hiện hành không có khung phạt riêng thấp hơn cho các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước hay viễn thông.

Lưu ý:

• Nguyên tắc xử phạt hóa đơn: Nếu hộ kinh doanh thực hiện nhiều hành vi lập hóa đơn sai thời điểm hoặc không lập hóa đơn trong cùng một vụ việc, cơ quan thuế sẽ tổng hợp số lượng hóa đơn vi phạm để áp dụng một khung hình phạt duy nhất tương ứng với tổng số lượng đó, thay vì xử phạt riêng lẻ từng hóa đơn hoặc chỉ phạt hành vi nặng nhất.

• Nguyên tắc xử phạt thủ tục thuế: Quy định “chỉ xử phạt hành vi có khung cao nhất” chỉ áp dụng khi người nộp thuế thực hiện nhiều hành vi khai sai chỉ tiêu trên hồ sơ thuế trong cùng 01 ngày.

• Biện pháp khắc phục hậu quả: Ngoài việc nộp phạt, hộ kinh doanh buộc phải lập hóa đơn đúng quy định nếu người mua có yêu cầu.

Quy định pháp luật hiện hành đã xác định rõ các mức xử phạt áp dụng đối với hộ kinh doanh vi phạm nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử

2. Hộ kinh doanh nào bắt buộc dùng hóa đơn điện tử?

Nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh được chia thành 2 trường hợp như sau:

Trường hợp không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Khoản 5 Điều 8 Nghị Định 68 hộ kinh doanh có doanh thu dưới 01 tỷ đồng/năm không thuộc diện bắt buộc phải triển khai hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, Nhà nước vẫn khuyến khích các hộ kinh doanh có doanh thu từ 500 triệu đồng đến dưới 01 tỷ đồng/năm chủ động áp dụng hóa đơn điện tử nhằm từng bước chuẩn hóa hoạt động kế toán - thuế, cũng như tạo thuận lợi khi làm việc với khách hàng, đối tác.

Trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Các hộ kinh doanh có doanh thu tính thuế giá trị gia tăng hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Lưu ý: Đối với hộ kinh doanh không thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, khi phát sinh nhu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng, người nộp thuế có thể đến Chi cục Thuế khu vực để đề nghị cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh. 

Pháp luật quy định cụ thể những hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử dựa trên doanh thu và lĩnh vực hoạt động

3. Hướng dẫn đăng ký cho hộ kinh doanh chưa dùng hóa đơn điện tử

Trong bối cảnh các quy định về quản lý hóa đơn và chứng từ ngày càng được chuẩn hóa theo hướng điện tử hóa, việc chủ động đăng ký và triển khai hóa đơn điện tử giúp hộ kinh doanh tuân thủ đúng quy định và hạn chế rủi ro vi phạm.

3.1. Điều kiện, thủ tục

• Điều kiện: Chủ hộ kinh doanh cần trang bị máy tính hoặc điện thoại có kết nối internet ổn định, có chữ ký số hợp lệ và phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng chuẩn kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

• Thủ tục: Hồ sơ đăng ký bao gồm Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, mã số thuế, thông tin cá nhân và tài khoản ngân hàng của chủ hộ, cùng với hợp đồng đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử với đơn vị cung cấp phần mềm.

3.2. Các bước thực hiện

Theo quy định tại Khoản 4 Điều 8, Nghị Định 68/2026/NĐ-CP, cách thức đăng ký hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh được chia thành hai nhóm đối tượng:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp hồ sơ khai thuế bằng phương thức điện tử.

• Trường hợp người nộp thuế thuộc đối tượng có hoàn cảnh đặc biệt, bao gồm người cao tuổi, người khuyết tật, người thuộc diện bảo trợ xã hội, người cư trú tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn hoặc thuộc trường hợp bất khả kháng khác, không thể thực hiện giao dịch điện tử thì nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính đến Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã.

Hiện nay, Tổng cục Thuế đã chấp thuận hơn 120 đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn kỹ thuật và có khả năng kết nối, truyền nhận dữ liệu tự động với cơ quan thuế. Trong đó, VNPAY-Invoice là một trong những giải pháp được nhiều hộ kinh doanh lựa chọn nhờ giao diện thân thiện và quy trình đăng ký đơn giản.

Với hộ kinh doanh sử dụng phần mềm VNPAY-Invoice, các bước đăng ký được thực hiện trực tiếp trên nền tảng như sau:

• Bước 1: Chọn tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT trên phần mềm.

• Bước 2: Điền đầy đủ thông tin hộ kinh doanh như tên, địa chỉ, mã số thuế và các thông tin liên quan.

• Bước 3: Ký chữ ký số.

• Bước 4: Kiểm tra lại thông tin và gửi tờ khai.

• Bước 5: Hệ thống sẽ tự động gửi tờ khai đến cơ quan thuế, thời gian phản hồi thường từ 15 phút đến 01 ngày làm việc.

>> Tìm hiểu thêm: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có bắt buộc không?

Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử được triển khai theo các bước rõ ràng, giúp hộ kinh doanh dễ dàng thực hiện và theo dõi kết quả 

Hộ kinh doanh chưa dùng hóa đơn điện tử không chỉ tiềm ẩn rủi ro pháp lý mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý và khả năng mở rộng hoạt động. Việc nắm rõ quy định và chủ động triển khai đúng sẽ giúp hộ kinh doanh tối ưu vận hành và đảm bảo phát triển bền vững.

Nếu hộ kinh doanh cần tư vấn chi tiết về hóa đơn điện tử hoặc giải pháp tuân thủ quy định thuế mới, hãy liên hệ VNPAY để được hỗ trợ nhanh chóng.

• Hotline: *3388 

• Email: hotro@vnpay.vn

• Đăng ký tư vấn: Tại đây

*Thông tin mang tính tham khảo, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp nên tra cứu các văn bản pháp luật mới nhất hoặc liên hệ cơ quan thuế để áp dụng đúng quy định.