Hóa đơn điện tử sử dụng chữ ký số có bắt buộc không?

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, chữ ký số đóng vai trò xác thực thông tin và đảm bảo giá trị pháp lý của hóa đơn khi gửi đến cơ quan thuế và khách hàng. Việc hiểu rõ quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh ký số đúng quy định, hạn chế sai sót và đảm bảo hóa đơn hợp lệ trong quá trình kê khai thuế.

Nội dung chính của bài viết:

• Chữ ký số trên hóa đơn điện tử là thành phần bắt buộc có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay, giúp xác thực người bán và đảm bảo dữ liệu hóa đơn không bị thay đổi sau khi ký.

• Quy trình ký số cần thực hiện đúng theo quy định với chữ ký số hợp lệ, đồng thời đảm bảo chứng thư còn hiệu lực, thời điểm ký chính xác và hạ tầng kỹ thuật ổn định để hóa đơn được công nhận hợp pháp.

• Giải pháp VNPAY-Invoice kết hợp chữ ký số VNPAY-CA giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh ký số hóa đơn trực tuyến linh hoạt, không cần thiết bị cứng và tối ưu toàn bộ quy trình lập, ký và lưu trữ hóa đơn điện tử.

1. Chữ ký số hóa đơn điện tử là gì?

Chữ ký số trên hóa đơn điện tử là một thành phần bắt buộc trong định dạng chuẩn dữ liệu hóa đơn, có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký trên chứng từ bằng giấy. Chữ ký số được tạo từ chứng thư số hợp lệ nhằm xác thực danh tính người bán và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu hóa đơn kể từ thời điểm ký, ngăn chặn các hành vi truy cập trái phép hoặc sửa đổi nội dung nghiệp vụ.

Chữ ký số hóa đơn điện tử là công cụ xác thực người bán và đảm bảo tính toàn vẹn của nội dung hóa đơn điện tử 

2. Hóa đơn điện tử có bắt buộc phải có chữ ký số không?

Phần lớn hóa đơn điện tử do người bán lập đều phải có chữ ký số của người bán để hóa đơn được công nhận hợp lệ trong quá trình kê khai và quản lý thuế. Tuy nhiên, pháp luật cũng quy định một số trường hợp ngoại lệ mà hóa đơn điện tử vẫn có giá trị pháp lý dù không có chữ ký số của người bán hoặc người mua.

2.1. Các loại hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số

Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chữ ký số của người bán là tiêu thức bắt buộc trên các loại hóa đơn và chứng từ sau đây:

• Hóa đơn giá trị gia tăng.

• Hóa đơn bán hàng.

• Hóa đơn điện tử bán tài sản công.

• Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.

• Hóa đơn điện tử có định dạng là tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền cước vận chuyển và chứng từ dịch vụ ngân hàng (đối với loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế).

• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho gửi bán đại lý.

2.2. Các trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc chữ ký số

Bên cạnh các trường hợp bắt buộc nêu trên, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng quy định một số ngoại lệ, theo đó hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán hoặc người mua mà vẫn đảm bảo tính pháp lý. Cụ thể bao gồm:

• Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã khi lập theo từng lần phát sinh.

• Hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh.

• Hóa đơn điện tử dịch vụ hàng không được xuất qua website hoặc hệ thống thương mại điện tử cho bên mua là cá nhân không kinh doanh.

• Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh.

• Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ điện tử không có mã của cơ quan thuế cấp.

• Hóa đơn điện tử được tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế theo quy định.

Đối với hộ và cá nhân kinh doanh, việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã còn giúp hệ thống quản lý thuế tự động ghi nhận dữ liệu giao dịch và hỗ trợ quá trình kê khai thuế.

Pháp luật quy định rõ các loại hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số của người bán để được cơ quan thuế chấp nhận

3. Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Để ký số trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cần sở hữu chữ ký số (chứng thư số) hợp lệ và đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Chữ ký số được sử dụng để xác thực người phát hành hóa đơn và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu khi gửi đến cơ quan thuế.

Hiện tại, chữ ký số thường được cung cấp dưới hai hình thức phổ biến:

• USB Token (Thiết bị ký số cắm trực tiếp vào máy tính).

• Chữ ký số từ xa, ký thông qua ứng dụng hoặc hệ thống xác thực.

Sau khi đã có chữ ký số hợp lệ, doanh nghiệp và hộ kinh doanh có thể thực hiện ký số hóa đơn điện tử theo trình tự cơ bản như sau:

• Bước 1: Cắm USB Token vào máy tính hoặc mở sẵn ứng dụng ký số từ xa, đảm bảo chữ ký số đang ở trạng thái sẵn sàng sử dụng và còn hiệu lực.

• Bước 2: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đang sử dụng để lập và quản lý hóa đơn.

• Bước 3: Mở danh sách hóa đơn đã lập, chọn hóa đơn điện tử cần ký và kiểm tra lại các thông tin quan trọng trước khi phát hành.

• Bước 4: Nhấn nút “Ký số” hoặc “Phát hành hoá đơn” trên phần mềm hóa đơn điện tử.

• Bước 5: Nhập mã PIN của chữ ký số để xác thực quyền ký và xác nhận thao tác ký số hóa đơn điện tử.

• Bước 6: Sau khi ký thành công:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Hệ thống sẽ gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi cho người mua.

• Hóa đơn điện tử không có mã: Hóa đơn được gửi trực tiếp cho người mua và dữ liệu hóa đơn sẽ được truyền đến cơ quan thuế theo thời hạn quy định.

Việc ký số đúng quy trình là điều kiện quan trọng để hóa đơn điện tử được công nhận là chứng từ hợp pháp trong hoạt động kế toán và quản lý thuế.

4. Các lưu ý quan trọng về chữ ký số hóa đơn điện tử

Để việc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử đảm bảo an toàn pháp lý và tránh bị xử phạt, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần lưu ý các nội dung sau:

• Đảm bảo chứng thư số luôn còn hiệu lực và được gia hạn kịp thời: Chữ ký số trên hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay và con dấu trên chứng từ giấy. Nếu chứng thư số hết hạn, hệ thống sẽ từ chối thao tác phát hành hóa đơn hoặc hóa đơn đã ký sẽ không được cơ quan thuế công nhận hợp pháp do không đảm bảo tính xác thực của người bán.

• Tuân thủ quy định về thời điểm ký số: Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm ký số được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm dương lịch. Trong trường hợp thời điểm ký số khác với thời điểm lập hóa đơn, người nộp thuế thực hiện khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn.

• Đáp ứng hạ tầng kỹ thuật và đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu: Quá trình ký số yêu cầu kết nối Internet ổn định để dữ liệu XML của hóa đơn không bị thay đổi trong quá trình truyền nhận qua mạng máy tính hoặc viễn thông. Đối với các doanh nghiệp lớn thực hiện gửi dữ liệu trực tiếp đến Tổng cục Thuế, bắt buộc phải có hệ thống đường truyền chính và dự phòng với băng thông tối thiểu mỗi kênh là 5 Mbps để tránh sự cố nghẽn mạng gây chậm gửi dữ liệu.

Giải pháp VNPAY-Invoice kết hợp chữ ký số VNPAY-CA giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh ký số hóa đơn nhanh chóng, thuận tiện và đúng quy định

5. Câu hỏi thường gặp

5.1. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có được không?

Có. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế vẫn hợp lệ nếu thuộc loại không có mã của cơ quan thuế và đã có chữ ký số hợp lệ của người bán. Đối với hóa đơn điện tử có mã, cơ quan thuế không thực hiện ký trực tiếp mà xác thực thông qua việc cấp một mã giao dịch duy nhất do hệ thống tạo ra.

5.2. Có mấy loại chữ ký số cho hóa đơn điện tử?

Hiện nay có 4 loại chữ ký số dùng cho hóa đơn điện tử gồm: USB Token, chữ ký số từ xa, HSM và Smartcard. Trong đó, USB Token và chữ ký số từ xa được sử dụng phổ biến nhất, phù hợp cho cả hộ kinh doanh và doanh nghiệp.

5.3. Hộ kinh doanh đăng ký chữ ký số hóa đơn điện tử như thế nào?

Hộ kinh doanh có thể đăng ký chữ ký số thông qua phần mềm hóa đơn điện tử do các tổ chức được Tổng cục Thuế công nhận, sau đó thực hiện thủ tục Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế để được chấp nhận sử dụng.

>> Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn đăng ký chữ ký số cho hộ kinh doanh.

Có thể thấy trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong việc xác thực thông tin và đảm bảo giá trị pháp lý của hóa đơn. Việc nắm rõ quy định và thực hiện ký số đúng quy trình không chỉ giúp hóa đơn hợp lệ mà còn hạn chế rủi ro về thuế và tránh các vi phạm hành chính cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh.

Nếu hộ kinh doanh và doanh nghiệp đang cần tư vấn chi tiết về chữ ký số, hóa đơn điện tử hoặc hỗ trợ đăng ký, triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định pháp luật, hãy liên hệ với VNPAY để được hỗ trợ nhanh chóng: 

• Hotline: *3388

• Email: hotro@vnpay.vn

• Đăng ký tư vấn: Tại đây

*Thông tin mang tính tham khảo, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp nên tra cứu các văn bản pháp luật mới nhất hoặc liên hệ cơ quan thuế để áp dụng đúng quy định.