Hóa đơn điện tử là gì? 5 điều cần biết về hóa đơn điện tử 2026

Việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành yêu cầu phổ biến trong hoạt động kinh doanh, gắn liền với quy trình kê khai và quản lý thuế. Doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần hiểu rõ bản chất của hóa đơn điện tử là gì, các loại hóa đơn và quy định áp dụng mới nhất để đảm bảo chứng từ hợp lệ và đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế.

Nội dung chính của bài viết:

• Hóa đơn điện tử là hóa đơn lập dưới dạng dữ liệu điện tử (có hoặc không có mã cơ quan thuế), có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy khi đáp ứng đúng định dạng, nội dung và chữ ký điện tử theo quy định.

• Hóa đơn điện tử gồm 3 hình thức chính là có mã, không có mã và khởi tạo từ máy tính tiền, mỗi hóa đơn phải đảm bảo đầy đủ thông tin người bán, người mua, hàng hóa, thuế và chữ ký theo quy định.

• Từ năm 2026, doanh nghiệp và hộ kinh doanh từ 01 tỷ đồng/năm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, đồng thời việc kết nối dữ liệu với cơ quan thuế giúp tự động kê khai, tiết kiệm chi phí và giảm rủi ro pháp lý.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn điện tử bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Về bản chất pháp lý, hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán có giá trị tương đương hóa đơn giấy khi đáp ứng yêu cầu về chữ ký điện tử, tính toàn vẹn và định dạng dữ liệu theo quy định. Khi hợp lệ, hóa đơn điện tử được sử dụng làm căn cứ kê khai thuế, hạch toán chi phí, quyết toán tài chính và xử lý tranh chấp.

Hóa đơn điện tử là chứng từ được lập dưới dạng dữ liệu điện tử, có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy khi đáp ứng đúng quy định

2. Các hình thức hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định 2026

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung (Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Nghị định 68/2026/NĐ-CP), hóa đơn điện tử hợp lệ bao gồm 3 hình thức chính:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã tự động thông qua hệ thống trước khi gửi cho người mua. Hình thức này áp dụng cho phần lớn các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và là bắt buộc đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên.

• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn do người bán lập và gửi cho người mua mà không cần cấp mã trước, áp dụng cho doanh nghiệp đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin và thực hiện truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo quy định.

• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Là hóa đơn được lập từ hệ thống bán hàng có kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế, thường áp dụng trong lĩnh vực bán lẻ, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng. Loại hóa đơn này không bắt buộc chữ ký số trên từng hóa đơn nhưng vẫn có giá trị pháp lý khi đáp ứng yêu cầu về dữ liệu theo quy định.

VNPAY cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ các hình thức theo quy định, hỗ trợ doanh nghiệp và hộ kinh doanh triển khai nhanh chóng

3. Hóa đơn điện tử gồm những nội dung gì? Mẫu hóa đơn theo quy định

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một hóa đơn điện tử hợp lệ cần có các thông tin sau:

• Tên, ký hiệu mẫu số (từ 1 đến 6), ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn (tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hằng năm).

• Thông tin người bán: Tên đơn vị/cá nhân, địa chỉ, mã số thuế.

• Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu người mua có MST).

• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng và tổng tiền thanh toán.

• Chữ ký số hoặc chữ ký điện tử của người bán, chữ ký của người mua (nếu có thỏa thuận).

• Thời điểm lập hóa đơn phải hiển thị đúng định dạng ngày, tháng, năm.

• Mã của cơ quan thuế đối với các hóa đơn điện tử có mã.

Tùy theo phương pháp kê khai thuế và tính chất giao dịch, pháp luật hiện hành quy định nhiều loại hóa đơn điện tử khác nhau, mỗi loại có mẫu và ký hiệu riêng để dễ dàng phân biệt và quản lý.

3.1. Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) (Mẫu số 1)

Áp dụng cho người bán kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động bán hàng nội địa, xuất khẩu hoặc vận tải quốc tế. Mẫu này hiển thị rõ ràng tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất để người mua làm căn cứ khấu trừ thuế đầu vào.

Mẫu hóa đơn GTGT

3.2. Mẫu hóa đơn bán hàng (Mẫu số 2)

Áp dụng cho tổ chức, cá nhân kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc các đơn vị trong khu phi thuế quan. Tổng số tiền thanh toán là giá trị cuối cùng người mua phải trả, đã bao gồm các loại thuế tính theo tỷ lệ doanh thu.

Mẫu hóa đơn bán hàng

3.3. Mẫu các loại hóa đơn đặc thù (Mẫu số 5)

Mẫu các loại hoá đơn đặc thù bao gồm tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử. Các loại này có thể không nhất thiết phải có đầy đủ các tiêu thức như chữ ký số người bán hay thông tin người mua (trừ trường hợp cơ quan thuế cấp mã).

Các hóa đơn đặc thù như tem, vé, thẻ điện tử được thiết kế linh hoạt theo đặc điểm từng lĩnh vực

3.4. Chứng từ điện tử (Mã 6)

Bao gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, hoặc hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí. Những chứng từ này đóng vai trò quan trọng trong việc chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa khi lưu thông trên thị trường và quản lý nội bộ.

Chứng từ điện tử hỗ trợ quản lý hàng hóa và lưu thông nội bộ, đảm bảo tính hợp pháp trong vận chuyển

4. Lợi ích khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử từ năm 2026

Việc áp dụng hóa đơn điện tử  không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn mang lại những lợi ích đột phá trong vận hành và quản lý thuế:

• Tối ưu hóa quản lý thuế và hỗ trợ kê khai tự động: Dựa trên dữ liệu HĐĐT được truyền về, hệ thống của cơ quan thuế sẽ tự động tạo lập tờ khai thuế, giúp hộ kinh doanh và doanh nghiệp giảm áp lực tính toán, hạn chế sai sót và rút ngắn thời gian đối soát khi quyết toán.

• Tiết kiệm chi phí và hiện đại hóa quy trình: Chuyển đổi sang HĐĐT giúp loại bỏ chi phí in ấn, vận chuyển và không gian lưu trữ vật lý. Đồng thời, dữ liệu điện tử cho phép tích hợp trực tiếp với các phần mềm bán hàng, kế toán, giúp hộ kinh doanh chuẩn hóa quy trình và chuyên nghiệp hóa hình ảnh trong mắt khách hàng.

• Quản lý thuận tiện và an toàn tuyệt đối: Người dùng có thể lập, ký, gửi và tra cứu hóa đơn tức thời trên nền tảng số, tránh tình trạng thất lạc hay hư hỏng như hóa đơn giấy, từ đó đảm bảo cơ sở pháp lý vững chắc cho các giao dịch và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên.

• Tăng cường minh bạch và giảm thiểu rủi ro pháp lý: Giám sát dữ liệu phát sinh theo thời gian thực giúp hộ kinh doanh dễ dàng tự kiểm soát hoạt động kinh doanh, hạn chế rủi ro gian lận hoặc sai lệch số liệu. 

Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp tối ưu quản lý, tiết kiệm chi phí và nâng cao tính minh bạch trong kinh doanh

5. Quy định áp dụng hoá đơn điện tử mới nhất 2026

Từ năm 2026, hóa đơn điện tử được triển khai theo hướng đồng bộ và thuận tiện hơn, giúp nâng cao tính minh bạch trong quản lý thuế và hỗ trợ hộ kinh doanh, doanh nghiệp từng bước thích ứng với chuyển đổi số.

• Trường hợp bắt buộc áp dụng: Theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp và hộ kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc sử dụng HĐĐT có mã hoặc HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền. Hộ kinh doanh mới đạt ngưỡng này phải đăng ký với cơ quan thuế trong 30 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ tính thuế có doanh thu lũy kế đạt mức 01 tỷ đồng.

• Kết nối dữ liệu và hỗ trợ kê khai: Hóa đơn được lập theo định dạng XML và truyền về cơ quan thuế theo thời gian thực hoặc định kỳ. Dữ liệu này là cơ sở để hệ thống thuế tự động tạo lập tờ khai, giúp hộ kinh doanh giảm áp lực tính toán và hạn chế sai sót số liệu.

• Quy trình đăng ký và sử dụng: Nộp tờ khai đăng ký (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) và nhận thông báo kết quả trong vòng 01 ngày làm việc. Sau khi được chấp thuận, người nộp thuế phải tiêu hủy hóa đơn giấy còn tồn để đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro bị xử phạt về hóa đơn không hợp pháp.

6. Câu hỏi thường gặp

6.1. Đăng ký hóa đơn điện tử như thế nào?

Người nộp thuế truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để nộp tờ khai đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo điện tử về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng.

6.2. Hóa đơn điện tử có phải là hóa đơn đỏ (hóa đơn VAT) không?

Có, hóa đơn điện tử giá trị gia tăng chính là hình thức điện tử của hóa đơn đỏ (hóa đơn VAT). Tuy nhiên, hóa đơn điện tử là khái niệm rộng hơn, bao gồm cả hóa đơn bán hàng, hóa đơn bán tài sản công, tem, vé, thẻ điện tử và các chứng từ điện tử khác.

6.3. Thế nào là một hóa đơn điện tử hợp lệ?

Theo điều 3, 10, 12, 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử hợp lệ khi đảm bảo đúng hình thức và nội dung theo quy định. Cụ thể:

• Về nội dung: Đảm bảo đúng và đầy đủ các tiêu thức bắt buộc như tên hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn, thông tin người bán/người mua, thuế suất và chữ ký số.

• Về kỹ thuật: Phải tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu XML theo quy định của cơ quan thuế.

• Về tính toàn vẹn: Thông tin không bị thay đổi trong quá trình truyền nhận và lưu trữ.

• Về tính pháp lý: Phải có mã của cơ quan thuế (đối với loại hóa đơn có mã) và đã được đăng ký, chấp thuận sử dụng bởi cơ quan thuế.

Hiểu đúng quy định và nắm rõ hoá đơn điện tử là gì, đồng thời áp dụng theo chuẩn mới từ năm 2026 sẽ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật, tối ưu quy trình vận hành và hạn chế rủi ro trong quản lý thuế. Chủ động chuyển đổi và triển khai đúng ngay từ đầu là yếu tố quan trọng để hoạt động kinh doanh diễn ra ổn định, minh bạch và hiệu quả hơn trong bối cảnh chuyển đổi số.

Để được hướng dẫn chi tiết hơn về đăng ký, sử dụng và kết nối hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, cũng như tiếp cận giải pháp toàn diện nhất, doanh nghiệp và hộ kinh doanh có thể liên hệ VNPAY để được tư vấn phù hợp với nhu cầu sử dụng thông qua các kênh sau:

• Hotline: *3388 

• Email: hotro@vnpay.vn

• Đăng ký tư vấn: Tại đây

*Thông tin mang tính tham khảo, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp nên tra cứu các văn bản pháp luật mới nhất hoặc liên hệ cơ quan thuế để áp dụng đúng quy định.