Giải pháp in bill kèm mã QR thanh toán tiện lợi, nhanh chóng

Hiện nay, nhằm đáp ứng xu hướng thanh toán không tiền mặt, nhiều cửa hàng đã chuyển sang sử dụng mã QR, đặc biệt là các giải pháp in bill kèm mã QR thanh toán hiển thị sẵn thông tin giao dịch, giúp khách hàng thao tác thanh toán nhanh và thuận tiện hơn.

Nội dung chính của bài viết:

• Việc in mã QR lên hóa đơn giúp thanh toán nhanh hơn, hạn chế sai sót khi nhập tiền, đồng thời hỗ trợ xác nhận giao dịch và đối soát doanh thu ngay trên hệ thống bán hàng.

• Mã QR tĩnh dễ cài đặt, phù hợp cửa hàng nhỏ nhưng vẫn cần nhập tiền thủ công. Mã QR động tạo riêng theo từng đơn hàng, chính xác hơn và phù hợp mô hình có nhiều giao dịch.

• Chủ cửa hàng cần chú ý kích thước, vị trí và chất lượng in mã QR, có thể tận dụng các giải pháp thanh toán quét mã QR như VNPAY-QR để kết nối ngân hàng, ví điện tử và quản lý thanh toán tập trung.

1. Lợi ích khi in mã QR thanh toán lên hóa đơn

Việc in bill ra mã QR thanh toán giúp đơn giản hóa thao tác trả tiền và giải quyết nhiều vấn đề vận hành thường gặp tại quầy thu ngân, mang đến những lợi ích thiết thực cho chủ cửa hàng và khách hàng như:

• Thanh toán nhanh: Khách hàng chỉ cần quét mã trên hóa đơn, không cần nhập số tài khoản hay số tiền thủ công (đối với QR động), giúp giải tỏa ùn tắc tại quầy vào giờ cao điểm.

• Độ chính xác cao: Mã QR động đã chứa sẵn thông tin giao dịch, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu.

• Đối soát tự động hóa: Ngay khi khách thanh toán, thiết bị POS hoặc phần mềm bán hàng sẽ nhận tín hiệu thành công theo thời gian thực, giúp giảm thao tác kiểm tra thủ công.

• An toàn và bảo mật: Với mã QR theo từng đơn hàng, thông tin trên mỗi giao dịch là duy nhất, giúp hạn chế một số rủi ro gian lận như chuyển sai nội dung hoặc sử dụng ảnh chuyển khoản không chính xác.

• Tối ưu vận hành và quản lý dòng tiền: Dữ liệu thanh toán được đồng bộ trực tiếp vào hệ thống phần mềm quản lý bán hàng, giúp chủ cửa hàng theo dõi doanh thu, lịch sử giao dịch và báo cáo dễ dàng hơn, không cần nhập liệu thủ công.

• Nâng cao uy tín thương hiệu: Tờ bill có sẵn mã QR sẽ nhìn chỉn chu, hiện đại, thể hiện được sự chu đáo, chuyên nghiệp của cửa hàng và mang đến sự tiện lợi cho khách hàng.

Cửa hàng có thể xuất hóa đơn có sẵn mã QR thanh toán, giúp người mua thanh toán dễ dàng, tiện lợi

2. Hướng dẫn in bill ra mã QR thanh toán đơn giản, dễ thao tác

Hiện nay, có 02 cách phổ biến để in mã QR lên hóa đơn là sử dụng QR cố định hoặc tạo QR riêng cho từng đơn hàng như sau: 

2.1. In mã QR tĩnh (QR cố định) lên tất cả hóa đơn

Đây là cách sử dụng một mã QR duy nhất cho mọi giao dịch, khách hàng sẽ nhập số tiền thủ công sau khi quét. Đối với cách này, chủ shop không bắt buộc có phần mềm quản lý bán hàng mà có thể thực hiện như sau:

• Bước 1: Chủ shop truy cập ứng dụng ngân hàng số hoặc ví điện tử để tải mã QR của tài khoản thụ hưởng.

• Bước 2: Trên thiết bị kết nối với máy in như điện thoại, máy POS hoặc laptop, chủ shop chọn mục “Cài đặt” → chọn “Thiết lập mẫu in hóa đơn”.

• Bước 3: Sử dụng tính năng "Chèn ảnh", tải hình ảnh mã QR tĩnh đã chuẩn bị lên vị trí mong muốn trên hóa đơn. Trong trường hợp không thể chèn ảnh, chủ shop có thể thiết kế mẫu hóa đơn mới có chứa mã QR trên Microsoft Word/Excel, sau đó tải bản PDF mẫu hóa đơn mới lên thiết bị.

• Bước 4: Lưu thiết lập và in thử. Lúc này, mọi hóa đơn in ra đều sẽ chứa cùng một mã QR tài khoản của shop.

Ưu điểm của cách này là dễ triển khai, không cần cài đặt phức tạp trên hệ thống, phù hợp với cửa hàng nhỏ, tạp hóa hoặc mô hình chưa cần tự động hóa cao. Tuy nhiên, có thể gặp rủi ro gian lận không chuyển tiền hoặc chuyển sai số tiền.

Chủ cửa hàng có thể in mã QR cố định vào hóa đơn để khách hàng quét thanh toán

2.2. In mã QR động (QR riêng theo từng đơn hàng)

Với cách này, mỗi hóa đơn sẽ có một mã QR riêng chứa sẵn số tiền và nội dung thanh toán. Chủ hộ kinh doanh có thể tham khảo quy trình tạo mã QR động trên hệ thống của VNPAY sau đây:

• Bước 1: Truy cập phần mềm quản lý bán hàng VNPAY POS365, chọn mục phương thức thanh toán, nhập thông tin tài khoản thụ hưởng để tạo mã QR.

• Bước 2: Khi khách thanh toán, nhân viên chỉ cần bấm chọn phương thức thanh toán là VNPAY-QR trên máy tính tiền/máy POS.

• Bước 3: Hệ thống sẽ tự động tính toán số tiền và tạo một mã QR duy nhất chứa đúng số tiền đó vào bill. Nhân viên nhấn lệnh “In hóa đơn” như bình thường.

• Bước 4: Khách hàng quét mã, điện thoại sẽ hiển thị chính xác số tiền cần trả. Sau khi khách xác nhận, phần mềm bán hàng và máy tính tiền/máy POS sẽ báo "Thành công", đồng thời phần mềm bán hàng tự động trừ số lượng vào kho.

Ưu điểm của cách này là giúp thanh toán chính xác hơn, tự động đối soát và quản lý doanh thu, phù hợp với quán cafe, nhà hàng, chuỗi cửa hàng, siêu thị/bán lẻ hoặc nơi có lượng giao dịch lớn.

Cửa hàng có thể tạo và in mã QR động lên hóa đơn để đảm bảo số tiền nhận vào khớp với giá trị đơn hàng

4. Những lưu ý khi in mã QR thanh toán lên hóa đơn

Để đảm bảo mã QR hoạt động ổn định và mang lại trải nghiệm tốt, chủ cửa hàng cần lưu ý:

• Kích thước mã QR: Không nên in quá nhỏ (tối thiểu nên là 2x2cm) để camera điện thoại dễ nhận diện.

• Vị trí đặt mã: Thường đặt ở cuối hóa đơn, ngay dưới dòng "Tổng tiền" để thuận mắt khách hàng.

• Đảm bảo in rõ nét: Kiểm tra mực in thường xuyên để đảm bảo mã QR được in rõ nét, không bị lỗi khi thanh toán. 

• Kiểm tra định kỳ: Chủ cửa hàng nên định kỳ tự quét thử để đảm bảo mã dẫn đúng về tài khoản.

Chủ cửa hàng nên kiểm tra định kỳ để đảm bảo mã QR vận hành ổn định

5. Câu hỏi thường gặp

5.1. Có cần đầu tư thiết bị mới để in mã QR thanh toán không?

Không. Hầu hết các dòng máy in hóa đơn nhiệt phổ biến hiện nay đều đã hỗ trợ in mã QR. Chủ cửa hàng chỉ cần tích hợp phần mềm quản lý bán hàng có tính năng tạo mã QR động vào hệ thống hiện tại. Mã QR sẽ được tự động chèn vào mỗi hóa đơn khi in ra cho khách.

5.2. In mã QR có tốn phí không?

Việc tạo và in mã QR thường không phát sinh phí riêng, tuy nhiên có thể có chi phí liên quan đến phần mềm quản lý hoặc phí giao dịch tùy đơn vị cung cấp. 

Giải pháp Nộp thuế số miễn phí đến hết năm 2028, giúp đơn vị kinh doanh tối ưu chi phí vận hành

5.3. Khách hàng có thể sử dụng những ứng dụng nào để quét mã QR in trên hóa đơn?

Hiện nay, hầu hết ứng dụng ngân hàng số của các ngân hàng tại Việt Nam và nhiều ví điện tử phổ biến đều hỗ trợ quét mã QR để thanh toán. Tùy hệ thống, người dùng có thể thanh toán bằng tài khoản ngân hàng hoặc các nguồn tiền liên kết trong ứng dụng.

Với VNPAY-QR, khách hàng có thể dùng ứng dụng của hơn 40 ngân hàng lớn và các ví điện tử phổ biến để quét mã và thanh toán nhanh chóng. Ngoài ra, người mua còn có thể chọn nguồn tiền từ thẻ tín dụng ngay trên ứng dụng ngân hàng để thanh toán, giúp quản lý chi tiêu linh hoạt và tận dụng các ưu đãi trả góp hoặc hoàn tiền.

Nhờ mạng lưới kết nối rộng, mã QR này hiện đã được chấp nhận tại hơn 100.000 cửa hàng và điểm bán trên toàn quốc, giúp khách hàng dễ dàng thanh toán chỉ với một lần quét.

VNPAY-QR cho phép người mua trích tiền từ thẻ tín dụng để thanh toán đơn hàng, giúp người mua chi tiêu thông minh, mua sắm tiện lợi hơn

Như vậy, giải pháp in bill ra mã QR thanh toán vừa giúp rút ngắn thời gian thanh toán, vừa hạn chế sai sót và tối ưu quy trình vận hành tại quầy. Khi được triển khai đúng cách, đây sẽ là một nâng cấp nhỏ nhưng mang lại hiệu quả rõ rệt cho trải nghiệm khách hàng và khả năng kiểm soát doanh thu của cửa hàng.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp thanh toán phù hợp để triển khai tại cửa hàng, hãy liên hệ VNPAY để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết:

• Hotline: *3388

• Email: hotro@vnpay.vn

• Đăng ký tư vấn: Tại đây

*Thông tin mang tính tham khảo, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp nên tra cứu các văn bản pháp luật mới nhất hoặc liên hệ cơ quan thuế để áp dụng đúng quy định.