Hướng dẫn cách sử dụng máy POS tính tiền chi tiết, dễ hiểu

Nắm rõ cách sử dụng máy POS tính tiền giúp cửa hàng và hộ kinh doanh thực hiện giao dịch nhanh chóng, hạn chế sai sót và nâng cao trải nghiệm thanh toán cho khách hàng. Nội dung dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết các thao tác để bạn có thể sử dụng máy POS hiệu quả ngay từ lần đầu tiên.

Nội dung chính của bài viết:

• Cách sử dụng máy POS tính tiền gồm 4 bước cơ bản: thiết lập hệ thống, nhập sản phẩm, thực hiện thanh toán và in hóa đơn sau giao dịch.
• Máy POS hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán như thẻ từ, thẻ chip, thẻ thanh toán không tiếp xúc (contactless) và quét mã QR, giúp đáp ứng đa dạng nhu cầu của khách hàng.
• Người dùng nên nắm rõ cách tra cứu giao dịch, hoàn tiền, thay giấy in và các lưu ý về bảo mật, kết nối Internet để sử dụng máy POS hiệu quả hơn.

1. Cách sử dụng máy POS tính tiền

Một quy trình thanh toán trên máy POS thường gồm 04 bước cơ bản từ thiết lập thiết bị, nhập sản phẩm đến xử lý giao dịch và in hóa đơn cho khách hàng.

Bước 1: Thiết lập hệ thống trước khi sử dụng

Trước khi bắt đầu giao dịch, người dùng cần đảm bảo máy POS đã đủ các điều kiện sau để có thể kết nối với ngân hàng và xử lý giao dịch thanh toán:

• Kết nối nguồn điện hoặc kiểm tra dung lượng pin trước khi sử dụng.
• Kết nối wifi hoặc sim 4G/5G để đảm bảo máy POS có thể xử lý giao dịch trực tuyến.
• Kiểm tra ngày giờ hệ thống để thông tin giao dịch được ghi nhận chính xác.
• Kiểm tra ngôn ngữ hiển thị để thuận tiện trong quá trình thao tác.

Kiểm tra nguồn điện và kết nối mạng là bước cần thiết trước khi thực hiện giao dịch

Bước 2: Nhập thông tin sản phẩm trên máy POS

Sau khi thiết lập xong hệ thống, người dùng thu ngân sẽ tiến hành nhập thông tin hàng hóa cần thanh toán.

Một số dòng SmartPOS hiện nay cho phép:

• Nhập tên sản phẩm thủ công.
• Nhập mã hàng.
• Chọn sản phẩm từ danh mục có sẵn.
• Hoặc quét mã vạch bằng camera/máy scan

Khi quét mã vạch, hệ thống sẽ tự động hiển thị:

• Tên sản phẩm.
• Giá bán.
• Số lượng.
• Tổng tiền thanh toán.

VNPAY SmartPOS hỗ trợ thanh toán đa dạng từ quét QR, thẻ ngân hàng đến ví thanh toán điện tử

Bước 3: Thanh toán bằng thẻ

Thanh toán bằng thẻ từ

• Bước 1: Chọn chức năng thanh toán trên máy POS.
• Bước 2: Nhập số tiền khách cần thanh toán và kiểm tra lại trước khi xác nhận.
• Bước 3: Quẹt thẻ từ qua khe đọc theo đúng chiều hướng dẫn của thiết bị.
• Bước 4: Nhập mã PIN nếu hệ thống yêu cầu.
• Bước 5: Chờ ngân hàng xác nhận giao dịch.
• Bước 6: In hóa đơn và hoàn tất thanh toán.

Thẻ từ được thanh toán bằng cách quẹt thẻ qua khe đọc trên máy POS để xác thực giao dịch (Nguồn: Internet)

Thanh toán bằng thẻ chip

• Bước 1: Chọn chức năng thanh toán trên máy POS và nhập số tiền cần thanh toán.
• Bước 2: Cắm thẻ chip vào khe đọc và giữ nguyên trong suốt quá trình xử lý.
• Bước 3: Nhập mã PIN trực tiếp trên máy POS.
• Bước 4: Chờ hệ thống ngân hàng xác nhận giao dịch.
• Bước 5: In hóa đơn hoặc yêu cầu khách ký xác nhận nếu cần.

Thẻ chip sử dụng công nghệ bảo mật cao và yêu cầu cắm thẻ vào máy POS trong suốt quá trình thanh toán

Thanh toán bằng contactless (NFC)

• Bước 1: Chọn chức năng thanh toán và nhập số tiền giao dịch.
• Bước 2: Chạm thẻ hoặc điện thoại vào khu vực NFC trên máy POS.
• Bước 3: Giữ thiết bị trong từ 01 - 03 giây để hệ thống nhận tín hiệu.
• Bước 4: Chờ thông báo giao dịch thành công trên màn hình máy POS.
• Bước 5: In hóa đơn hoặc gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng.

Công nghệ chạm thanh toán giúp khách hàng hoàn tất giao dịch nhanh chóng chỉ trong vài giây

Thanh toán bằng QR Code

• Bước 1: Chọn hình thức thanh toán QR trên máy POS.
• Bước 2: Nhập số tiền thanh toán nếu hệ thống yêu cầu.
• Bước 3: Hiển thị mã QR để khách hàng sử dụng ứng dụng ngân hàng hoặc ví điện tử quét thanh toán.
• Bước 4: Chờ hệ thống xác nhận giao dịch thành công.
• Bước 5: In hoặc gửi hóa đơn điện tử để hoàn tất giao dịch.

Khách hàng chỉ cần quét mã QR trên máy POS bằng ứng dụng ngân hàng hoặc ví điện tử để thanh toán

Bước 4: In hóa đơn trên máy POS

Đối với máy POS truyền thống:

• In hóa đơn gần nhất: Nhấn Func → nhập 72 → nhấn Enter.
• In lại hóa đơn bất kỳ: Nhấn Func → nhập 73 → nhập số hóa đơn cần in → nhấn Enter.

Đối với SmartPOS, thao tác đơn giản hơn vì thiết bị có giao diện cảm ứng giống điện thoại:

• Vào mục “Lịch sử giao dịch”.
• Chọn giao dịch cần in lại.
• Nhấn “In hóa đơn” hoặc “Xuất lại hóa đơn”.

Một số dòng SmartPOS còn hỗ trợ gửi hóa đơn điện tử qua email hoặc SMS cho khách hàng.

>> Tìm hiểu thêm: Cách in lại hóa đơn trên máy quẹt thẻ nhanh chóng.

Bộ giải pháp Nộp thuế số tại VNPAY giúp hộ kinh doanh quản lý bán hàng, hóa đơn và thuế trên cùng một nền tảng

2. Cách hoàn tiền hoặc tra cứu giao dịch

Nếu phát hiện nhập sai số tiền hoặc khách hàng yêu cầu hoàn tiền, người dùng có thể thực hiện trực tiếp trên máy POS hoặc hệ thống quản lý giao dịch. 

• Bước 1: Truy cập mục Lịch sử giao dịch trên máy POS.
• Bước 2: Chọn giao dịch cần tra cứu hoặc xử lý.
• Bước 3: Nhấn Hoàn tiền (Refund) hoặc Void giao dịch tùy theo loại giao dịch.
• Bước 4: Xác nhận bằng mật khẩu quản trị hoặc mã xác thực theo yêu cầu của hệ thống.
• Bước 5: Kiểm tra trạng thái giao dịch sau khi hoàn tất xử lý.

Lưu ý: Việc hoàn tiền nên được thực hiện sớm để hạn chế phát sinh sai lệch trong quá trình đối soát với ngân hàng.

Người dùng có thể tra cứu lịch sử hoặc xử lý hoàn tiền trực tiếp trên máy POS khi cần thiết

3. Cách thay giấy in cho máy POS

Máy POS sử dụng giấy in nhiệt nên cửa hàng cần kiểm tra và thay giấy kịp thời để tránh gián đoạn quá trình thanh toán. Thao tác thay giấy như sau:

• Bước 1: Mở nắp khay giấy trên máy POS.
• Bước 2: Đặt cuộn giấy in nhiệt vào đúng vị trí.
• Bước 3: Kiểm tra chiều giấy để mặt in hướng đúng ra ngoài.
• Bước 4: Đảm bảo giấy không bị nhăn, gấp hoặc lệch khỏi trục cuộn.
• Bước 5: Đóng nắp khay giấy và thử in để kiểm tra hoạt động của máy.

Lưu ý: Nếu đặt sai chiều giấy, máy POS sẽ không thể in hóa đơn dù thiết bị vẫn hoạt động bình thường. 

Thay giấy đúng cách giúp máy POS in hóa đơn rõ nét và hoạt động ổn định

4. Một số lưu ý quan trọng khi sử dụng máy POS

Để hạn chế lỗi phát sinh và đảm bảo giao dịch diễn ra an toàn, người dùng nên lưu ý một số vấn đề sau:

• Luôn kiểm tra số tiền trước khi xác nhận để tránh sai sót trong quá trình thanh toán.
• Không để lộ mã PIN của khách hàng, khách nên tự nhập mã PIN trực tiếp trên máy POS để đảm bảo bảo mật thông tin thẻ.
• Kiểm tra kết nối Internet thường xuyên và ưu tiên sử dụng sim 4G dự phòng khi mạng wifi không ổn định.
• Kiểm tra hạn sử dụng của thẻ khi giao dịch bị từ chối để loại trừ trường hợp thẻ hết hạn hoặc bị khóa chức năng thanh toán.

Tuân thủ các nguyên tắc bảo mật và vận hành giúp hạn chế lỗi phát sinh trong quá trình thanh toán

Nắm vững cách sử dụng máy POS tính tiền giúp hộ kinh doanh thực hiện giao dịch nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp hơn. Bên cạnh các thao tác thanh toán, người dùng cũng cần biết cách tra cứu giao dịch, hoàn tiền và thay giấy in để đảm bảo thiết bị vận hành ổn định trong quá trình bán hàng.

Để được hướng dẫn chi tiết cách sử dụng và tìm hiểu các giải pháp thanh toán phù hợp cho cửa hàng, hộ kinh doanh, quý khách có thể liên hệ VNPAY để được tư vấn thông qua các kênh sau:

• Hotline: *3388 
• Email: hotro@vnpay.vn
• Đăng ký tư vấn: Tại đây

*Thông tin mang tính tham khảo, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp nên tra cứu các văn bản pháp luật mới nhất hoặc liên hệ cơ quan thuế để áp dụng đúng quy định.