Thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ? Điều kiện được xác nhận hợp lệ

Hóa đơn điện tử hợp lệ là điều kiện quan trọng để doanh nghiệp và hộ kinh doanh đảm bảo tính pháp lý của giao dịch, kê khai thuế đúng quy định và hạn chế rủi ro khi quyết toán với cơ quan thuế. Tìm hiểu các điều kiện để xác định hóa đơn điện tử hợp lệ, cách kiểm tra và hướng xử lý những sai sót thường gặp trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử trong nội dung dưới đây.

Nội dung chính của bài viết:

• Hóa đơn điện tử hợp lệ phải đáp ứng đầy đủ điều kiện về nội dung, định dạng XML, chữ ký số và được ghi nhận trên hệ thống cơ quan thuế theo quy định hiện hành.
• Doanh nghiệp và hộ kinh doanh nên thường xuyên kiểm tra trạng thái hóa đơn điện tử để kịp thời phát hiện các sai sót liên quan đến thông tin, kỹ thuật hoặc tính pháp lý.
• Khi hóa đơn điện tử phát sinh lỗi, người lập không được tự ý hủy mà phải thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng quy định của cơ quan thuế.

1. Hóa đơn điện tử hợp lệ là gì?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử hợp lệ là hóa đơn được lập đúng quy định pháp luật, có đầy đủ thông tin bắt buộc như mã số thuế, tên hàng hóa/dịch vụ, thuế suất, giá trị thanh toán và được ký số hợp lệ. Đồng thời, hóa đơn phải được cấp mã hoặc truyền dữ liệu thành công đến cơ quan thuế theo quy định.

Hóa đơn điện tử hợp lệ là căn cứ để doanh nghiệp và hộ kinh doanh kê khai doanh thu, hạch toán chi phí hợp lý và khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào. 

Hóa đơn điện tử hợp lệ giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh đảm bảo tính pháp lý khi kê khai và quyết toán thuế

2. Điều kiện để hóa đơn điện tử được xem là hợp lệ

Để được xem là hóa đơn điện tử hợp lệ, hóa đơn cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện về định dạng, nội dung và tính pháp lý theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

• Về hình thức và định dạng: Theo Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải sử dụng định dạng XML nhằm phục vụ việc truyền nhận, lưu trữ và hiển thị dữ liệu điện tử giữa các hệ thống. Một hóa đơn điện tử hợp lệ cần có:
  • Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử.
  • Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.
  • Thành phần chứa mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã.
• Về nội dung hóa đơn: Bao gồm đầy đủ các nội dung sau:
  • Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, thời điểm lập hóa đơn.
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
  • Chữ ký số và thời điểm ký số.
  • Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền).
  • Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa/dịch vụ, thuế giá trị gia tăng.
  • Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).

Lưu ý: Đối với giao dịch từ 5.000.000 đồng trở lên, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đảm bảo điều kiện khấu trừ thuế theo quy định.

>> Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử chuẩn quy định cho hộ kinh doanh

Hóa đơn điện tử chỉ được xem là hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ điều kiện về nội dung, chữ ký số và dữ liệu theo quy định của cơ quan thuế

3. Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ

Doanh nghiệp và hộ kinh doanh có thể tra cứu hóa đơn điện tử trên cổng thông tin của cơ quan thuế để kiểm tra tình trạng phát hành và tính hợp lệ của hóa đơn với 03 bước sau:

• Bước 1: Truy cập hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
• Bước 2: Nhập thông tin hóa đơn cần tra cứu:
  • Mã số thuế người bán.
  • Mẫu số hóa đơn.
  • Ký hiệu hóa đơn.
  • Số hóa đơn.
  • Mã xác thực.
• Bước 3: Sau khi chọn “Tìm kiếm”, hệ thống sẽ trả về kết quả:
  • Hóa đơn hợp lệ: Thông tin người bán và nội dung hóa đơn hiển thị trùng khớp với hóa đơn nhận được.
  • Hóa đơn không tồn tại: Hệ thống không hiển thị dữ liệu hóa đơn.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử hợp lệ không được tẩy xóa hoặc chỉnh sửa trực tiếp. Trường hợp phát sinh sai sót, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng quy định. Ngoài ra, file PDF chỉ có giá trị tra cứu, file XML mới là dữ liệu hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý.

VNPAY Invoice giúp doanh nghiệp phát hành, tra cứu và quản lý hóa đơn điện tử đúng chuẩn quy định hiện hành

4. Một số lỗi thường gặp trên hóa đơn và cách xử lý

Trong quá trình lập và sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp và hộ kinh doanh có thể gặp nhiều sai sót liên quan đến thông tin, kỹ thuật hoặc tính pháp lý của hóa đơn. Việc phát hiện và xử lý kịp thời sẽ giúp hạn chế rủi ro khi kê khai và quyết toán thuế.

4.1. Sai sót về thông tin và nội dung

Đây là nhóm lỗi phổ biến nhất khi sử dụng hóa đơn điện tử, thường liên quan đến thông tin người mua, người bán hoặc nội dung hàng hóa, dịch vụ.

• Sai tên, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế: Doanh nghiệp cần thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế mà không cần lập hóa đơn mới.
• Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc thông tin hàng hóa/dịch vụ: Doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo đúng quy định.
• Sai ký hiệu hoặc mẫu số hóa đơn: Doanh nghiệp cần lập hóa đơn thay thế đúng mẫu hiện hành và gửi thông báo sai sót đến cơ quan thuế.

4.2. Sai sót về kỹ thuật và chữ ký số

Nhóm lỗi này ảnh hưởng trực tiếp đến tính pháp lý và khả năng tiếp nhận dữ liệu của hóa đơn điện tử trên hệ thống cơ quan thuế.

• Thiếu chữ ký số hoặc chữ ký số hết hạn: Doanh nghiệp cần cập nhật hoặc gia hạn chữ ký số, thực hiện ký lại hóa đơn và lập hóa đơn thay thế nếu dữ liệu cũ đã gửi bị lỗi.
• Lỗi định dạng dữ liệu: Doanh nghiệp cần kiểm tra và chỉnh sửa các trường thông tin sai định dạng trước khi gửi lại dữ liệu lên hệ thống cơ quan thuế.
• Chỉ có file PDF mà không có file XML: Doanh nghiệp cần yêu cầu bên bán cung cấp file XML gốc để đảm bảo giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử.

4.3. Sai sót về quy trình và tính pháp lý

Nhóm lỗi này liên quan đến việc sử dụng hóa đơn không đúng quy định hoặc hóa đơn không đủ giá trị pháp lý.

• Sử dụng sai mẫu số hoặc ký hiệu hóa đơn: Doanh nghiệp cần lập hóa đơn thay thế và gửi Thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế để giải trình sai sót.
• Sử dụng hóa đơn không hợp pháp: Người mua cần loại bỏ hóa đơn khỏi hồ sơ kế toán và thực hiện kê khai điều chỉnh để tránh rủi ro bị xử phạt thuế.

Lưu ý: Từ 01/06/2025, người lập không còn được tự ý hủy hóa đơn đã lập sai mà bắt buộc phải chuyển sang hình thức điều chỉnh hoặc thay thế để đảm bảo tính liên tục của dữ liệu thuế.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh đảm bảo tính pháp lý của giao dịch, thuận lợi trong kê khai, khấu trừ thuế và hạn chế rủi ro khi quyết toán với cơ quan thuế. Đồng thời, việc chủ động kiểm tra và xử lý đúng quy định đối với các sai sót trên hóa đơn cũng là yếu tố quan trọng để đảm bảo dữ liệu kế toán - thuế minh bạch và chính xác.

Để được tư vấn về cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ và giải pháp phát hành hóa đơn điện tử đúng quy định hiện hành, doanh nghiệp và hộ kinh doanh có thể liên hệ VNPAY thông qua các kênh sau:

• Hotline: *3388 
• Email: hotro@vnpay.vn
• Đăng ký tư vấn: Tại đây

*Thông tin mang tính tham khảo, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp nên tra cứu các văn bản pháp luật mới nhất hoặc liên hệ cơ quan thuế để áp dụng đúng quy định.