Quy định về hóa đơn hộ kinh doanh năm 2026

Khi kinh doanh hàng hóa hoặc dịch vụ, hộ kinh doanh cần sử dụng hóa đơn hộ kinh doanh để ghi nhận doanh thu và thực hiện nghĩa vụ thuế. Việc hiểu rõ các loại hóa đơn được phép sử dụng và cách xuất hóa đơn đúng quy định giúp hộ kinh doanh tránh sai sót trong quá trình kê khai và quản lý thuế từ năm 2026.

Nội dung chính của bài viết:

• Hộ kinh doanh chủ yếu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, trong đó trường hợp có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc áp dụng, còn dưới ngưỡng này được khuyến khích sử dụng để đảm bảo minh bạch và thuận tiện tra cứu.

• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hình thức áp dụng trong lĩnh vực bán lẻ, được lập trực tiếp tại điểm bán, truyền dữ liệu tự động đến cơ quan thuế và không bắt buộc ký số trên từng hóa đơn.

• Việc sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ quy định về định dạng dữ liệu (XML), nội dung, thời điểm lập, ký số, truyền dữ liệu và lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC và các văn bản liên quan.

1. Hộ kinh doanh sử dụng loại hóa đơn nào?

Hóa đơn là chứng từ kế toán do bên bán lập khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, dùng để ghi nhận giao dịch và làm căn cứ xác định doanh thu, kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật.

Trong hoạt động kinh doanh, ngoài hóa đơn đầu ra cung cấp cho người mua, hộ kinh doanh còn tiếp nhận hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp khi mua hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ để xác định chi phí và nguồn hàng. Trong phạm vi bài viết này, nội dung sẽ tập trung vào các loại hóa đơn điện tử hộ kinh doanh sử dụng khi bán hàng, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan.

1.1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được lập dưới dạng dữ liệu điện tử và được cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi gửi cho người mua. Mã này được tạo thông qua hệ thống của cơ quan thuế và gắn trực tiếp vào hóa đơn, giúp đảm bảo tính hợp lệ, minh bạch và khả năng tra cứu khi cần thiết.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, phần lớn hộ kinh doanh khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Đây là loại hóa đơn được áp dụng phổ biến hiện nay, đặc biệt với các hộ kinh doanh quy mô nhỏ hoặc số lượng giao dịch không quá lớn.

Theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Đối với hộ kinh doanh có doanh thu từ trên 500 triệu đồng đến dưới 01 tỷ đồng, việc sử dụng loại hóa đơn này là khuyến khích nhưng không bắt buộc.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế giúp xác thực giao dịch và đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn hộ kinh doanh

1.2. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là một dạng của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, được lập trực tiếp tại điểm bán thông qua máy tính tiền hoặc hệ thống bán hàng có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Khi giao dịch được thực hiện, hóa đơn được tạo lập ngay trên hệ thống và dữ liệu được truyền tự động đến cơ quan thuế để cấp mã xác thực.

Khác với một số loại hóa đơn điện tử thông thường, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán trên từng hóa đơn. Sau khi cơ quan thuế tiếp nhận dữ liệu, hóa đơn có thể được in tại quầy hoặc gửi điện tử cho khách hàng ngay tại thời điểm thanh toán.

Loại hóa đơn này đặc biệt quan trọng đối với các hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng, giúp quản lý doanh thu theo thời gian thực và dữ liệu được truyền tự động đến cơ quan thuế

>> Tìm hiểu thêm: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có bắt buộc không?

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cho phép hộ kinh doanh lập hóa đơn nhanh chóng ngay tại điểm bán (Nguồn: Internet)

2. Quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh

Để đảm bảo hóa đơn hộ kinh doanh hợp lệ và được cơ quan thuế chấp nhận, việc lập, ký số, truyền dữ liệu và lưu trữ hóa đơn điện tử cần tuân thủ các quy định pháp lý hiện hành, chủ yếu theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC và các văn bản liên quan.

Hộ kinh doanh cần tuân thủ các quy định về lập, ký số, truyền dữ liệu và lưu trữ hóa đơn điện tử theo pháp luật thuế hiện hành

3. Câu hỏi thường gặp

3.1. Hóa đơn hộ kinh doanh có thuế GTGT không?

Hóa đơn hộ kinh doanh không tách riêng thuế GTGT do tất cả hộ kinh doanh đều nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu.

Theo quy định, hộ kinh doanh không thuộc đối tượng áp dụng phương pháp khấu trừ nên không được sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn GTGT) cho đầu ra mà phải sử dụng hóa đơn bán hàng. Trên hóa đơn bán hàng, số tiền thanh toán là giá đã bao gồm thuế (nếu có) và không có dòng thuế suất hay tiền thuế tách riêng.

3.2. Công ty xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh như thế nào?

Khi doanh nghiệp bán hàng cho hộ kinh doanh, công ty sẽ lập hóa đơn GTGT, trong đó thông tin tên, địa chỉ và mã số thuế hoặc số định danh cá nhân của hộ kinh doanh được ghi tại mục người mua.

Vì hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp nên không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Tuy nhiên, từ năm 2026, đối với các hóa đơn mua vào có giá trị từ 5.000.000 đồng trở lên, hộ kinh doanh bắt buộc phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNCN (áp dụng cho hộ kê khai theo thu nhập).

3.3. Cách truyền nhận hóa đơn hộ kinh doanh cho cơ quan thuế như thế nào?

Việc truyền nhận dữ liệu hóa đơn được thực hiện thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có kết nối với Tổng cục Thuế. Đối với hóa đơn có mã, dữ liệu được gửi ngay khi lập để cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua. 

Đối với các hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, dữ liệu sẽ được truyền tự động về hệ thống của cơ quan thuế trong ngày.

>> Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn truyền nhận hóa đơn điện tử 2026.

3.4. Cách xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh cá thể như thế nào?

Hộ kinh doanh có thể thực hiện việc xuất hóa đơn điện tử thông qua phần mềm hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chấp thuận theo các bước cơ bản sau:

• Bước 1: Chọn đơn hàng cần xuất hóa đơn điện tử.

• Bước 2: Nhập thông tin bên bán và bên mua.

• Bước 3: Nhập thông tin hàng hóa, dịch vụ.

• Bước 4: Xuất hóa đơn điện tử.

>> Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử chuẩn quy định 2026 cho hộ kinh doanh.

Hóa đơn điện tử VNPAY-Invoice giúp quy trình quản lý hóa đơn và kê khai thuế được chuẩn hóa theo đúng Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Có thể thấy, việc sử dụng hóa đơn hộ kinh doanh đúng quy định không chỉ giúp minh bạch doanh thu, quản lý hoạt động bán hàng hiệu quả mà còn hạn chế các rủi ro liên quan đến thuế và pháp lý. Khi hiểu rõ các loại hóa đơn được phép sử dụng cũng như quy trình xuất hóa đơn hợp lệ, hộ kinh doanh sẽ chủ động hơn trong giao dịch với khách hàng và cơ quan quản lý.

Để được hướng dẫn chi tiết hơn và tiếp cận giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện, hộ kinh doanh có thể liên hệ VNPAY để được tư vấn giải pháp phù hợp với nhu cầu sử dụng thông qua các kênh sau:

• Hotline: *3388

• Email: hotro@vnpay.vn

• Đăng ký tư vấn: Tại đây

*Thông tin mang tính tham khảo, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp nên tra cứu các văn bản pháp luật mới nhất hoặc liên hệ cơ quan thuế để áp dụng đúng quy định.