Hướng dẫn truyền nhận hóa đơn điện tử 2026

Truyền nhận hóa đơn điện tử là quá trình lập, ký số và gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo quy định quản lý hóa đơn hiện hành. Trong bối cảnh dữ liệu hóa đơn ngày càng số hóa, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần nắm rõ quy trình để đảm bảo hóa đơn hợp lệ và đáp ứng yêu cầu kê khai thuế.

Nội dung chính của bài viết:

• Truyền nhận hóa đơn điện tử là quá trình gửi và tiếp nhận dữ liệu giữa người bán, người mua và cơ quan thuế qua hệ thống điện tử, thực hiện trực tiếp hoặc qua tổ chức trung gian (TVAN).

• Thời điểm truyền dữ liệu phụ thuộc loại hóa đơn, có thể gửi ngay khi lập, chậm nhất ngày làm việc tiếp theo hoặc định kỳ theo tháng/quý theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

• Quy trình truyền nhận hóa đơn cơ bản bản gồm lập hóa đơn, ký số, truyền dữ liệu đến cơ quan thuế, nhận phản hồi và gửi cho người mua, có thể sử dụng giải pháp hỗ trợ để tự động hóa và giảm rủi ro gửi chậm.

1. Truyền nhận hóa đơn điện tử là gì?

Truyền nhận hóa đơn điện tử là quá trình gửi và nhận dữ liệu hóa đơn đã ký số giữa người bán, người mua và cơ quan thuế thông qua hệ thống điện tử. Quy trình này có thể thực hiện trực tiếp hoặc qua tổ chức trung gian (TVAN), giúp đảm bảo giá trị pháp lý của hóa đơn và thuận tiện cho việc lưu trữ, tra cứu.

2. Khi nào cần truyền dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế? 

Việc truyền dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế phụ thuộc vào hình thức hóa đơn mà người nộp thuế đang sử dụng. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và cập nhật mới nhất từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có 3 mốc chính:

• Ngay khi lập: Áp dụng cho hóa đơn có mã. Dữ liệu phải gửi đi ngay để được cấp mã trước khi gửi cho khách hàng.

• Ngày làm việc tiếp theo: Áp dụng cho hóa đơn không có mã. Dữ liệu phải được gửi đến cơ quan thuế chậm nhất là 01 ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày lập hóa đơn.

• Định kỳ: Áp dụng cho bảng tổng hợp dữ liệu (điện, nước, xăng dầu...). Dữ liệu được gửi cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng.

• Theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng sau.

• Theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau.

Lưu ý: Nếu hạn chót trùng ngày lễ/nghỉ, thời hạn sẽ dời sang ngày làm việc tiếp theo.

Tùy vào hình thức hóa đơn đang sử dụng, người nộp thuế cần tuân thủ thời hạn truyền nhận dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế theo quy định (Nguồn: Internet)

3. Hướng dẫn truyền nhận hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Việc truyền nhận dữ liệu hóa đơn với cơ quan thuế được thực hiện qua phần mềm hóa đơn điện tử hoặc hệ thống của đơn vị cung cấp dịch vụ, theo quy trình cơ bản gồm các bước sau:

Bước 1: Lập hóa đơn điện tử

Người bán tạo hóa đơn điện tử trên phần mềm bằng cách nhập các thông tin cần thiết như: Thông tin người mua, hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất và tổng giá trị thanh toán. Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ hiển thị bản xem trước để kiểm tra lại nội dung hóa đơn.

Bước 2: Ký số hóa đơn

Người bán sử dụng chữ ký số đã đăng ký để ký điện tử trên hóa đơn. Chữ ký số sẽ giúp xác thực thông tin người bán và đảm bảo hóa đơn có giá trị pháp lý trước khi gửi đến cơ quan thuế.

Lưu ý: Đối với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, việc ký số trên từng hóa đơn là không bắt buộc, giúp các cơ sở bán lẻ, dịch vụ ăn uống xử lý giao dịch nhanh chóng hơn cho người tiêu dùng.

Bước 3: Truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế

Sau khi ký số, dữ liệu hóa đơn được truyền đến hệ thống của cơ quan thuế thông qua phần mềm hóa đơn điện tử hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ trung gian theo phương thức đã đăng ký.

Bước 4: Nhận phản hồi từ cơ quan thuế

Cơ quan thuế tiếp nhận dữ liệu và gửi phản hồi về trạng thái hóa đơn, cụ thể:

• Đối với hóa đơn có mã: Hệ thống sẽ cấp mã xác thực trước khi hóa đơn được phát hành.

• Đối với hóa đơn không có mã: Cơ quan thuế tiếp nhận dữ liệu và ghi nhận trạng thái theo quy định.

Bước 5: Gửi hóa đơn cho người mua

Sau khi hoàn tất việc truyền nhận với cơ quan thuế, người bán gửi hóa đơn điện tử cho người mua thông qua email, tin nhắn hoặc đường dẫn tra cứu trên hệ thống. 

Bộ giải pháp Nộp thuế số VNPAY hỗ trợ truyền nhận hóa đơn điện tử với cơ quan thuế nhanh chóng, chính xác

Như vậy, để dữ liệu hóa đơn được cơ quan thuế ghi nhận hợp lệ, đơn vị kinh doanh cần thực hiện đúng quy trình đăng ký và hướng dẫn truyền nhận hóa đơn với cơ quan thuế. Do đó, người dùng nên lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp phù hợp để triển khai sát với thực tế vận hành và đáp ứng yêu cầu quản lý hóa đơn điện tử từ năm 2026.

Để tìm hiểu thêm về bộ giải pháp Nộp thuế số VNPAY, đơn vị có thể liên hệ đội ngũ tư vấn của VNPAY để được hướng dẫn giải pháp cụ thể và nhanh chóng:

• Hotline: *3388 

• Email: hotro@vnpay.vn

• Đăng ký tư vấn: Tại đây

*Thông tin mang tính tham khảo, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp nên tra cứu các văn bản pháp luật mới nhất hoặc liên hệ cơ quan thuế để áp dụng đúng quy định.