Các hình thức thanh toán cho hộ kinh doanh theo quy định mới

Thanh toán hộ kinh doanh theo quy định mới không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến việc hợp lệ hóa chi phí và nghĩa vụ thuế. Khi các quy định bắt đầu thay đổi từ 01/07/2025, việc hiểu đúng hình thức thanh toán, chuẩn bị chứng từ và kiểm soát dòng tiền trở thành yếu tố bắt buộc trong vận hành. 

Nội dung chính của bài viết:

• Từ 01/07/2025, mọi giao dịch từ 5.000.000 đồng trở lên bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được tính chi phí hợp lệ và khấu trừ thuế, giúp kiểm soát dòng tiền minh bạch hơn.

• Hộ kinh doanh có thể áp dụng nhiều hình thức thanh toán không tiền mặt như chuyển khoản, ví điện tử, ủy nhiệm chi, bù trừ công nợ hoặc ủy quyền thanh toán, nhưng phải đảm bảo chứng từ hợp lệ và chứng minh được dòng tiền.

• Việc chuẩn bị chứng từ đúng quy định là yếu tố bắt buộc, trong đó cần thể hiện rõ luồng tiền từ tài khoản hộ kinh doanh đến bên bán; các trường hợp nộp tiền mặt vào tài khoản sẽ không được công nhận.

1. Quy định thanh toán cho hộ kinh doanh mới nhất

Các quy định về thanh toán hộ kinh doanh theo quy định mới ngày càng được hoàn thiện nhằm tăng minh bạch, giảm rủi ro và thúc đẩy áp dụng thanh toán điện tử.

1.1. Từ 01/07/2025, giao dịch từ 5.000.000 đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Kể từ ngày 01/07/2025, theo quy định mới tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Vì vậy, nếu muốn khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào, các doanh nghiệp và hộ kinh doanh sẽ phải đảm bảo có đủ chứng từ thanh toán hợp lệ. 

Quy định này không chỉ giúp kiểm soát dòng tiền trong nền kinh tế mà còn hạn chế việc sử dụng tiền mặt, góp phần vào việc xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch hơn.

1.2. Phương pháp khấu trừ thuế GTGT chỉ áp dụng cho một số đối tượng nhất định

Theo khoản 2 Điều 11 Luật Thuế Giá trị gia tăng 2024, phương pháp khấu trừ thuế GTGT chỉ được áp dụng đối với các cơ sở kinh doanh thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ. Cụ thể, các đối tượng đủ điều kiện bao gồm:

• Cơ sở kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên, trừ hộ và cá nhân sản xuất, kinh doanh.

• Cơ sở kinh doanh tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ thuế, trừ hộ và cá nhân sản xuất, kinh doanh.

• Tổ chức, cá nhân nước ngoài cung cấp hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động dầu khí, nộp thuế theo phương pháp khấu trừ do bên Việt Nam kê khai, khấu trừ và nộp thay.

Phương pháp khấu trừ thuế GTGT chỉ áp dụng cho những cơ sở kinh doanh đáp ứng các yêu cầu nhất định

2. Top 7 hình thức thanh toán cho hộ kinh doanh phù hợp theo quy định mới

Trong bối cảnh quy định mới có hiệu lực, hộ kinh doanh cần lựa chọn hình thức thanh toán phù hợp để đảm bảo chứng từ hợp lệ theo quy định thuế để được tính chi phí và khấu trừ thuế (nếu thuộc đối tượng áp dụng).

2.1. Thanh toán qua ngân hàng số (mã QR/chuyển khoản)

Đây là hình thức thanh toán hợp lệ theo quy định mới được cơ quan thuế chấp nhận phổ biến nhất khi xét điều kiện khấu trừ thuế, với điều kiện tiền được chuyển trực tiếp từ tài khoản của hộ kinh doanh sang tài khoản của bên bán và có chứng từ ngân hàng hợp lệ.

Lưu ý: Theo Điều 13 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh phải thông báo cho cơ quan thuế bằng phương thức điện tử tất cả các số tài khoản ngân hàng và số hiệu ví điện tử liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Thanh toán qua ngân hàng số là hình thức thanh toán phổ biến nhất được cơ quan thuế chấp nhận

2.2. Thanh toán bằng ví điện tử hộ kinh doanh

Ví điện tử là một công cụ tiện ích cho phép người dùng lưu trữ tiền và thực hiện thanh toán nhanh chóng qua ứng dụng trên điện thoại. Hộ kinh doanh có thể thanh toán cho các hóa đơn bằng cách quét mã QR hoặc chuyển tiền trực tiếp, mà không cần sử dụng tiền mặt. 

Lưu ý: Thanh toán qua ví điện tử chỉ được xem là hợp lệ về chứng từ thuế khi giao dịch có thể chứng minh dòng tiền từ tài khoản ngân hàng của hộ kinh doanh đến bên bán thông qua hệ thống trung gian, kèm đầy đủ chứng từ điện tử.

Hộ kinh doanh sử dụng ví điện tử trên điện thoại để thanh toán hóa đơn nhanh chóng và không dùng tiền mặt

2.3. Thanh toán bằng Ủy nhiệm chi/Lệnh chi

Khi thực hiện giao dịch lớn hoặc theo định kỳ, chủ hộ kinh doanh có thể lập lệnh chi tại ngân hàng, chỉ định một khoản tiền cụ thể để thanh toán cho người thụ hưởng. Hình thức này vẫn rất quan trọng đối với các hóa đơn nhập hàng lớn hoặc mang tính định kỳ (ví dụ nhập hàng sỉ từ các đầu mối lớn bắt buộc thanh toán qua tài khoản công ty).

Lưu ý: Để thực hiện giao dịch này, chủ hộ cần chuẩn bị giấy tờ đầy đủ và đến ngân hàng để lập lệnh chi. Giấy tờ cần thiết bao gồm chứng từ liên quan đến hợp đồng và hóa đơn hàng hóa.

2.4. Bù trừ công nợ giữa các bên

Phương thức bù trừ công nợ thường được áp dụng trong trường hợp các hộ kinh doanh có quan hệ giao dịch lâu dài, đặc biệt là trong các giao dịch mua bán lại giữa hai bên. Nếu có biên bản bù trừ công nợ, thì việc thanh toán không dùng tiền mặt vẫn hợp lệ, tạo điều kiện thuận lợi cho các bên trong việc quản lý tài chính.

Lưu ý, hình thức này chỉ được công nhận là thanh toán không dùng tiền mặt khi:

• Phương thức thanh toán bù trừ được quy định cụ thể trong hợp đồng.

• Phải có biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận giữa hai bên.

• Nếu bù trừ qua bên thứ ba, phải có biên bản bù trừ công nợ của cả ba bên.

2.5. Thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba (cá nhân/tổ chức)

Phương thức này cho phép chủ hộ ủy quyền cho một bên thứ ba (cá nhân hoặc tổ chức) thực hiện thanh toán thay mình. Đây là một cách để chủ hộ giải quyết các giao dịch mà không cần trực tiếp tham gia vào quá trình thanh toán.

Lưu ý: Thanh toán qua bên thứ ba hoặc nhân viên chỉ được chấp nhận trong một số trường hợp đặc biệt, khi có đầy đủ hồ sơ ủy quyền, quy chế tài chính và chứng từ chứng minh dòng tiền rõ ràng. Nếu không, khoản chi có thể bị loại khi quyết toán thuế.

2.6. Ủy quyền cho người lao động thanh toán thay

Phương thức này cho phép nhân viên sử dụng thẻ hoặc tài khoản cá nhân của mình để thanh toán thay cho chủ hộ, sau đó chủ hộ sẽ chuyển trả lại tiền cho nhân viên. Điều này phổ biến khi hộ kinh doanh cần thực hiện thanh toán nhưng không thể trực tiếp thực hiện giao dịch.

Lưu ý: Việc hộ kinh doanh trả lại tiền cho nhân viên cũng bắt buộc phải thực hiện bằng hình thức không dùng tiền mặt như chuyển khoản để đảm bảo tính liên kết của chứng từ.

2.7. Thanh toán bằng hình thức khác

Ngoài các hình thức thanh toán nêu trên, hộ kinh doanh cần lưu ý quy định tại Khoản 3 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP về tính hợp lệ của chi phí: 

Nếu mua hàng hóa, dịch vụ của cùng một nhà cung cấp nhiều lần trong cùng một ngày với tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho toàn bộ giao dịch.

Trường hợp không có chứng từ thanh toán hợp lệ qua ngân hàng hoặc hình thức không dùng tiền mặt, khoản chi này sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN (đối với hộ có doanh thu trên 03 tỷ đồng hoặc hộ kinh doanh tự nguyện kê khai theo thu nhập). 

Lưu ý: Việc nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của bên bán không được xem là chứng từ thanh toán hợp lệ.

Hộ kinh doanh sử dụng các hình thức thanh toán cần tuân thủ đúng quy định của luật

3. Cách chuẩn bị chứng từ khi thanh toán hộ kinh doanh theo quy định mới

Từ ngày 01/07/2025, theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ từ 5.000.000 đồng trở lên (đã gồm thuế GTGT) bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì hộ kinh doanh mới được tính vào chi phí hợp lệ khi xác định thuế thu nhập cá nhân.

Chứng từ cần thể hiện rõ việc chuyển tiền từ tài khoản của hộ kinh doanh sang tài khoản bên bán. Trong trường hợp nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản người bán, chứng từ sẽ không được chấp nhận.

Dưới đây là các loại chứng từ tương ứng với từng hình thức thanh toán theo quy định mới nhất:

• Đối với chuyển khoản ngân hàng và ví điện tử:

• Séc, lệnh chi, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu.

• Giao dịch bằng thẻ (ATM, tín dụng).

• Thanh toán qua ví điện tử, sim điện thoại.

• Sao kê, báo nợ ngân hàng, xác nhận giao dịch thành công.

• Giao dịch từ tài khoản mang tên chủ doanh nghiệp tư nhân sang tài khoản bên bán (hoặc ngược lại).

• Đối với hình thức bù trừ công nợ hoặc cấn trừ khoản vay:

• Hợp đồng mua bán/Hợp đồng vay mượn.

• Biên bản đối chiếu số liệu.

• Biên bản bù trừ công nợ ba bên.

• Chứng từ chuyển tiền gốc.

• Đối với thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba:

• Văn bản ủy quyền.

• Chứng từ thanh toán.

• Ủy quyền cho người lao động thanh toán thay:

• Quy chế nội bộ.

• Hóa đơn.

• Chứng từ hoàn trả.

Chuẩn bị đầy đủ chứng từ thanh toán là yếu tố quan trọng giúp hộ kinh doanh tuân thủ quy định và hợp pháp hóa các giao dịch không dùng tiền mặt

4. Câu hỏi thường gặp

4.1. Hộ kinh doanh mua hàng trên 20.000.000 đồng có phải chuyển khoản không?

Theo quy định tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP (áp dụng từ 01/07/2025), hộ kinh doanh khi mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 5.000.000 đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN (đối với hộ nộp thuế theo phương pháp thu nhập).

4.2. Hộ kinh doanh có được khấu trừ thuế đầu vào không?

Hộ kinh doanh không thuộc đối tượng áp dụng phương pháp khấu trừ thuế mà nộp thuế GTGT theo phương pháp tính trực tiếp trên doanh thu. Tuy nhiên, hóa đơn đầu vào vẫn đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với hộ kinh doanh trong việc tối ưu nghĩa vụ thuế như hợp lệ hóa chi phí, giảm thuế TNCN.

4.3. Trường hợp nào không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt?

Hộ kinh doanh không bắt buộc phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt (như chuyển khoản, ví điện tử) để được tính vào chi phí hợp lý trong các trường hợp sau:

• Giao dịch từng lần dưới 5.000.000 đồng.

• Hàng hóa không phải trả tiền như quà biếu, quà tặng...

• Hàng mua trả chậm, trả góp chưa đến thời điểm thanh toán.

• Hình thức bù trừ, cấn trừ (giữa hàng mua và hàng bán) nếu có hợp đồng văn bản xác nhận giữa các bên.

• Các khoản thanh toán vào tài khoản của bên thứ ba mở tại Kho bạc Nhà nước để thực hiện cưỡng chế bằng biện pháp thu tiền, tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

• Ủy quyền qua người lao động thanh toán không dùng tiền mặt từ thẻ/tài khoản cá nhân (theo quy chế nội bộ), sau đó hộ kinh doanh chuyển khoản hoàn trả lại cho nhân viên.

4.4. Hộ kinh doanh thanh toán tiền mặt được không?

Hộ kinh doanh được phép thanh toán bằng tiền mặt cho các giao dịch dưới 5.000.000 đồng, nhưng bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn từ 5.000.000 đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) hoặc giao dịch xuất nhập khẩu để được công nhận là chi phí hợp lý khi xác định nghĩa vụ thuế.

Thanh toán hộ kinh doanh theo quy định mới không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định mới mà còn là xu hướng tất yếu giúp hộ kinh doanh quản lý tài chính minh bạch, tối ưu chi phí và giảm thiểu rủi ro trong quá trình quyết toán thuế. Việc nắm rõ quy định, lựa chọn hình thức thanh toán phù hợp và chuẩn bị đầy đủ chứng từ sẽ giúp hộ kinh doanh chủ động hơn trong hoạt động vận hành và tuân thủ pháp luật.

Giải pháp Nộp thuế số toàn diện cho hộ kinh doanh

Để được hỗ trợ chi tiết hơn trong việc áp dụng thanh toán không dùng tiền mặt và lựa chọn giải pháp phù hợp, hộ kinh doanh có thể liên hệ VNPAY để được tư vấn cụ thể thông qua các kênh sau:

• Hotline: *3388 

• Email: hotro@vnpay.vn

• Đăng ký tư vấn: Tại đây

*Thông tin mang tính tham khảo, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp nên tra cứu các văn bản pháp luật mới nhất hoặc liên hệ cơ quan thuế để áp dụng đúng quy định.