Cách quẹt thẻ máy POS chi tiết, đơn giản

Thanh toán thẻ tại điểm bán hiện nay không chỉ gồm thao tác quẹt thẻ từ mà còn có cắm thẻ chip, chạm thẻ contactless hoặc chạm điện thoại/đồng hồ thông minh có liên kết thẻ. Việc nắm đúng quy trình cách quẹt thẻ bằng máy POS trên từng loại thiết bị POS giúp đơn vị kinh doanh vận hành giao dịch nhanh chóng, chính xác, hạn chế sai sót và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Nội dung chính của bài viết:

• Máy POS hiện nay gồm 3 nhóm phổ biến là POS truyền thống, SmartPOS và PhonePOS, mỗi loại phù hợp với nhu cầu thanh toán và mô hình kinh doanh khác nhau.
• Quy trình quẹt thẻ trên SmartPOS, PhonePOS và máy POS truyền thống đều gồm các bước cơ bản như nhập số tiền, đọc thẻ, xác thực giao dịch và in/gửi xác nhận thanh toán.
• Thực hiện đúng thao tác và tuân thủ các lưu ý bảo mật khi quẹt thẻ giúp giao dịch diễn ra nhanh chóng, an toàn, hạn chế lỗi thanh toán và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

1. Các loại máy POS phổ biến hiện nay

Hiện nay trên thị trường có nhiều dòng máy POS khác nhau, từ máy POS truyền thống đến SmartPOS và PhonePOS. Mỗi loại thiết bị được thiết kế cho nhu cầu kinh doanh khác nhau nên cách thanh toán, tính năng hỗ trợ và quy trình thao tác cũng có sự khác biệt.

1.1. Máy POS truyền thống

Máy POS truyền thống là thiết bị chấp nhận thanh toán thẻ phổ biến tại ngân hàng, siêu thị và cửa hàng bán lẻ cố định. Thiết bị thường có bàn phím vật lý, màn hình nhỏ, khe thẻ từ, khe thẻ chip và một số hỗ trợ thanh toán không tiếp xúc qua NFC. Nhân viên thao tác trực tiếp để nhập số tiền và xác nhận giao dịch, sau đó máy in hóa đơn giấy để lưu trữ và đối chiếu.

Máy POS truyền thống là thiết bị thanh toán sử dụng bàn phím vật lý, hỗ trợ thẻ từ và thẻ chip, phổ biến tại các điểm bán hàng cố định (Nguồn: Internet)

1.2. SmartPOS

SmartPOS là máy POS hiện đại chạy trên hệ điều hành Android với màn hình cảm ứng, hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán không tiền mặt như thẻ chip, thẻ contactless, mã QR và thanh toán qua điện thoại hoặc đồng hồ thông minh liên kết Apple Pay, Google Pay, Samsung Pay.

So với máy POS truyền thống, SmartPOS dễ thao tác nhờ giao diện trực quan tương tự điện thoại. Thiết bị còn có thể tích hợp phần mềm bán hàng, quản lý giao dịch, theo dõi doanh thu, in biên lai và kết nối với giải pháp hóa đơn điện tử, giúp hộ kinh doanh và doanh nghiệp vận hành nhanh chóng, minh bạch và đồng bộ dữ liệu thanh toán.

SmartPOS là máy POS cảm ứng chạy Android, hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán không tiền mặt và tích hợp các công cụ quản lý bán hàng

1.3. PhonePOS

PhonePOS là phần mềm cho phép biến điện thoại Android có hỗ trợ NFC thành thiết bị chấp nhận thanh toán thẻ không tiếp xúc mà không cần máy POS chuyên dụng. Người bán cần đăng ký dịch vụ với trung gian thanh toán hoặc đơn vị cung cấp giải pháp, sau đó cài đặt ứng dụng thanh toán trên thiết bị tương thích để nhận thanh toán.

Nhờ không cần trang bị thêm phần cứng, PhonePOS giúp giảm chi phí đầu tư ban đầu và triển khai nhanh chóng. Giải pháp này phù hợp với hộ kinh doanh, người bán hàng lưu động hoặc các cửa hàng nhỏ muốn chấp nhận thanh toán thẻ contactless và thiết bị di động có liên kết thẻ.

PhonePOS là giải pháp biến điện thoại Android có NFC thành thiết bị chấp nhận thanh toán thẻ mà không cần máy POS chuyên dụng

2. Cách quẹt thẻ trên SmartPOS

SmartPOS là dòng máy POS thế hệ mới được trang bị màn hình cảm ứng và hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán không tiền mặt. Các bước thực hiện quẹt thẻ trên SmartPOS như sau:

• Bước 1 - Chọn chức năng thanh toán: Tại màn hình chính của thiết bị, nhân viên chọn mục “Thanh toán” hoặc “Nhận tiền” tùy theo giao diện của từng dòng SmartPOS.
• Bước 2 - Nhập số tiền giao dịch: Nhập chính xác số tiền khách hàng cần thanh toán vào hệ thống. Sau khi kiểm tra lại thông tin, nhấn “Xác nhận” để chuyển sang bước nhận thanh toán từ khách hàng.
• Bước 3 - Thực hiện đọc thẻ: Tùy theo loại thẻ và phương thức thanh toán, khách hàng có thể thực hiện một trong các thao tác sau.
  • Quẹt thẻ từ qua khe đọc thẻ từ trên máy.
  • Cắm thẻ chip vào khe đọc thẻ chip và giữ nguyên trong suốt quá trình xử lý giao dịch.
  • Chạm thẻ contactless lên khu vực hỗ trợ NFC trên thiết bị.
  • Chạm điện thoại hoặc đồng hồ thông minh đã liên kết thẻ với ví di động vào vị trí hỗ trợ NFC trên thiết bị.
• Bước 4 - Xác nhận giao dịch: Sau khi hệ thống đọc thẻ thành công, giao dịch sẽ được xử lý tự động. Trong một số trường hợp, khách hàng có thể cần nhập mã PIN hoặc ký xác nhận trên màn hình/biên lai.
• Bước 5 - In hoặc gửi xác nhận giao dịch: Khi thanh toán thành công, SmartPOS sẽ hiển thị kết quả giao dịch trên màn hình. Người bán có thể lựa chọn in hóa đơn giấy hoặc gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng qua email hoặc SMS tùy theo tính năng của thiết bị.

Quẹt thẻ trên SmartPOS được thực hiện qua các bước nhập số tiền, đọc thẻ hoặc thiết bị NFC, xác thực giao dịch và xuất hóa đơn thanh toán

3. Cách quẹt thẻ trên PhonePOS

PhonePOS biến điện thoại Android có NFC thành thiết bị nhận thẻ mà không cần máy POS riêng, chỉ cần cài ứng dụng từ nhà cung cấp để thanh toán bằng thẻ chip contactless hoặc thiết bị NFC.

• Bước 1 - Mở ứng dụng PhonePOS: Truy cập ứng dụng PhonePOS trên điện thoại đã được đăng ký và kích hoạt dịch vụ. Tại màn hình chính, chọn tính năng “PhonePOS” để bắt đầu tạo giao dịch thanh toán.
• Bước 2 - Chọn chức năng thanh toán: Trong giao diện PhonePOS, nhấn “Thanh toán” để khởi tạo giao dịch mới. Hệ thống sẽ chuyển sang màn hình nhập thông tin thanh toán.
• Bước 3 - Nhập số tiền giao dịch: Nhập số tiền cần thanh toán, mã đơn hàng và ghi chú nếu có. Người bán cần kiểm tra lại số tiền trước khi nhấn “Tiếp tục”. Một số giao dịch có thể bị giới hạn theo hạn mức của nhà cung cấp dịch vụ, tổ chức thẻ hoặc ngân hàng phát hành.
• Bước 4 - Chạm thẻ hoặc thiết bị thanh toán vào vùng NFC: Chạm thẻ vào vùng NFC của thiết bị để thanh toán (Thời gian chờ chạm thẻ tối đa 45s). Không đóng ứng dụng trong quá trình xử lý.
• Bước 5 - Xác thực giao dịch (nếu có): Tùy theo loại thẻ và quy định của ngân hàng phát hành, khách hàng có thể được yêu cầu nhập mã PIN hoặc ký xác nhận trực tiếp trên màn hình điện thoại để hoàn tất giao dịch.
• Bước 6 - Hoàn tất giao dịch và gửi hóa đơn điện tử: Giao dịch thành công. Nhập email để nhận hoá đơn điện tử (tùy chọn) và nhấn “Tiếp tục”.

Quẹt thẻ trên PhonePOS được thực hiện trực tiếp trên điện thoại Android có NFC thông qua ứng dụng, không cần sử dụng máy POS chuyên dụng

4. Cách quẹt thẻ trên máy POS truyền thống

So với SmartPOS hay PhonePOS, thiết bị này chủ yếu tập trung vào chức năng xử lý giao dịch thẻ, sử dụng bàn phím vật lý và in hóa đơn giấy trực tiếp sau khi thanh toán.

• Bước 1 - Chọn chế độ thanh toán: Nhân viên chọn chế độ giao dịch phù hợp trên máy POS như Sale, Verify hoặc các chức năng khác tùy theo loại thẻ và dòng máy đang sử dụng.
• Bước 2 - Thực hiện thao tác với thẻ: Tùy theo loại thẻ của khách hàng, thực hiện một trong các cách sau
  • Thẻ từ: Quẹt dải từ qua khe đọc thẻ trên máy.
  • Thẻ chip: Cắm thẻ vào khe đọc chip và giữ nguyên trong suốt quá trình xử lý giao dịch.
• Bước 3 - Nhập số tiền thanh toán: Nhập chính xác số tiền khách hàng cần thanh toán và kiểm tra lại thông tin trước khi xác nhận giao dịch.
• Bước 4 - Xác thực giao dịch: Một số giao dịch có thể yêu cầu khách hàng nhập mã PIN hoặc thực hiện xác thực theo quy định của ngân hàng phát hành thẻ.
• Bước 5 - In hóa đơn và hoàn tất thanh toán: Sau khi giao dịch thành công, máy POS sẽ in hóa đơn giấy. Khách hàng có thể được yêu cầu ký xác nhận trên hóa đơn.

Quẹt thẻ trên máy POS truyền thống được thực hiện bằng cách chọn chế độ giao dịch, đọc thẻ, xác thực thanh toán và in hóa đơn hoàn tất giao dịch

5. Một số lưu ý quan trọng khi quẹt thẻ máy POS

Việc thực hiện đúng quy trình thanh toán không chỉ giúp giao dịch diễn ra nhanh chóng mà còn hạn chế các rủi ro liên quan đến bảo mật thông tin và lỗi thanh toán. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà cả người bán và khách hàng nên nắm rõ khi sử dụng máy POS:

• Không để lộ mã PIN: Khách hàng nên tự nhập mã PIN trực tiếp trên máy POS và tránh để người khác quan sát trong quá trình xác thực giao dịch.
• Không rút thẻ chip quá sớm: Đối với thẻ chip, chỉ nên rút thẻ khi máy POS hiển thị giao dịch hoàn tất hoặc có thông báo yêu cầu lấy thẻ để tránh giao dịch bị gián đoạn.
• Giữ lại hóa đơn giao dịch: Hóa đơn thanh toán là căn cứ để đối chiếu thông tin giao dịch, kiểm tra số tiền đã thanh toán hoặc hỗ trợ xử lý khiếu nại khi cần thiết.
• Hủy giao dịch đúng thời điểm: Nếu phát hiện nhập sai số tiền hoặc thực hiện nhầm giao dịch, nhân viên có thể sử dụng chức năng Void/Hủy giao dịch theo quy định của ngân hàng hoặc đơn vị thanh toán. Một số giao dịch chỉ có thể hủy trước khi chốt lô/quyết toán, sau đó cần xử lý theo quy trình hoàn tiền.

Tuân thủ các lưu ý khi quẹt thẻ máy POS giúp giao dịch diễn ra an toàn, chính xác và hạn chế các rủi ro trong quá trình thanh toán

Cách quẹt thẻ máy POS không quá phức tạp, tuy nhiên việc nắm rõ quy trình thao tác trên từng loại thiết bị như SmartPOS, PhonePOS hay máy POS truyền thống sẽ giúp giao dịch diễn ra nhanh chóng, chính xác và an toàn hơn. Đồng thời, hiểu rõ các lưu ý khi thanh toán cũng giúp hạn chế những lỗi thường gặp và nâng cao trải nghiệm cho khách hàng.

Để biết thêm thông tin về VNPAY SmartPOS và VNPAY PhonePOS, hộ kinh doanh có thể liên hệ ngay VNPAY để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời:

• Hotline: *3388 
• Email: hotro@vnpay.vn
• Đăng ký tư vấn: Tại đây

*Thông tin mang tính tham khảo, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp nên tra cứu các văn bản pháp luật mới nhất hoặc liên hệ cơ quan thuế để áp dụng đúng quy định.